Referat af bestyrelsesmøde nr. 2/2020

20.april 2020, online via SKYPE

1. Godkendelse af dagsorden
   Godkendt

2. Godkendelse af referat fra sidste møde
   Godkendt.

3. Konstituering af bestyrelsen
   Formand Jess Rasmussen
   Næstformand Tommy Kirk Damsgaard
   Kasserer Pia Gade
   Sekretær Karsten Christiansen
   Medlem Jørn Svendsen

4. Opfølgning på generalforsamlingen
   Efter generalforsamlingen gik Danmark i ”lock down” den 11.marts. Dette har væsentlig indflydelse på klubbens aktiviteter. Behandlingen af aktiviteterne findes i dette referat under punkt 5.
   Ad Generalforsamlingens pkt. 4:
   ViKaSki: Koordineringen imellem de tre klubber virker generelt meget tilfredsstillende. Jess har indskærpet overfor de andre klubber at der ikke bør arrangeres andre aktiviteter på dage med træningsløb.

5. Gradvis og kontrolleret åbning af klubben, herunder ViKaSki-løb, Poster i Skoven, Kom&Prøv, Midtjysk Sprint Cup og Læsø 3-dages.
   10. maj er fortsat skæringsdato for regeringens næste fase af åbningen af DK og er også styrende for vores aktiviteter. Pr dags dato er der ingen ændringer til de af bestyrelsen udmeldte begrænsninger.
   Midtjysk Sprint Cup samt Kom&Prøv er aflyst. Læsø 3-dages lever endnu.
   Poster i skoven er fortsat underlagt de aktuelle restriktioner, såsom ingen tidtagning via EMIT og lignende som kan være smitte overførende. Men de virtuelle tiltag, via O-track, har haft en særdeles positiv indflydelse på aktivitetsniveauet i klubben.
   Kom&Prøv og øvrige rekrutteringstiltag suspenderes indtil videre. Genoptages når klubbens kerne aktiviteter er tilbage til normalen.

6. Genåbning af klubhuset – rengøring med mere
   Klubhuset er fortsat lukket.
   Pia har kontakt med rengøringsfirmaet. VO fastholder aftalen og ønsker at støtte den lokale selvstændige erhvervsdrivende. Vi forventer at rengøringen kan genoptages i løbet af april måned.

7. Klubbens hjertestarter
   Nuværende serviceaftale løber fortsat, men firmaet har varslet en væsentlig forøgelse af udgiften til vedligehold. Efter en visuel inspektion af hjertestarteren virker den funktionel og den er udstyret med et label der beskriver at batterierne skal skiftes inden juni 2021.
   Anders Byrdal har siden anskaffelsen i 2013 varetaget vedligeholdelsen og inddrages i sagen for at bidrage med erfaringer og forventninger.
   Beslutning om fremtidig strategi udsættes til næste møde.

8. Bordet rundt
   Jess: DOF er i store vanskeligheder grundet Corona situationen og aflyste arrangementer. Foreslår at VO donerer kr. 100 per medlem, hvilket svarer til omtrent kr. 14000,-
   Der diskuteres for og imod:
   Jess: Donationen vil sammen med øvrige klubbers donationer kunne sikre driften af eliteindsatsen og udvikling, specielt for børn og unge.
   Pia: Imod, idet at regeringen har frigjort en stor sum til foreningslivet som også DOF bør kunne trække på.
   Jørn: Der bør laves en afstemning med VO’s medlemmer.
   Bestyrelsen stemmer om hvorvidt forslaget skal ud til alle medlemmer: Afstemning 3 for, 2 imod.
   Jess forfatter et udkast til høring i bestyrelsen. Derefter sendes afstemningen til medlemmerne.
   Karsten: Skolernes O-dag 2020 er aflyst. Aftalt med Ole (dansk skoleidræt) at vi genoptager i 2021.
   Tommy: IAB
   Jørn: Tekniske spørgsmål til Tommy.
   Pia: Løb den 18.maj er aflyst. Keld og Steen holder indtil videre fast i forberedelserne til Læsø.
   02.maj: Opdatering inden frigivelse af dette referat:
   Den 02.maj blev afstemning blandt klubbens medlemmer om donation til DOF afsluttet og talt op, med følgende resultat:
   51 stemmer fordelt således: 35 har stemt ja – 6 har stemt nej – 10 har stemt måske
   Bestyrelsen har således bedt Pia om at indbetale donationen til DOF, snarest muligt.
   Bestyrelsen takker klubbens medlemmer for hurtigt at deltage i afstemningen. Der skal også lyde en tak og fuldstændig anerkendelse til medlemmer som har gjort bestyrelsen opmærksom på problematikker og dilemmaer i forhold til at donere egenkapital til forbundet.

9. Mødeplan 2020