Adresse: Skivevej 93, 8800 Viborg
CVR nummer: 29650306

05.oktober 2020 VOres hus

Til stede:

Pia Gade, Jess Rasmussen, Tommy Kirk Damsgaard, Jørn Svendsen og Karsten Christiansen

Fraværende:

Ingen

Næste møde:

30.november 2020, VOres hus

Bilag:

NIL

  1. Godkendelse af dagsorden
    Godkendt
  1. Godkendelse af referat fra sidste møde
    Godkendt
  1. Status i Dansk Orienteringsforbund, Nordkredsen og klubben v/formanden
    Grundet akut sygdom hos Claus Poulsen har Jess (vores formand) indtaget rollen som formand for Nordkredsen og derved også del af DOF’s hovedbestyrelse.
    Jess giver kort beskrivelse af oplevelsen og opgaverne;
    I Nordkredsen fokuserer Jess på optimeringer og eksisterende aftaler, i forhold til kredsbestyrelsens engagementer versus reelle opgaver.
    I DOF har Jess koordinationsansvar vedrørende elite, MTB-O samt skole-O.
    DOF skal have ny formand til næste repræsentantskabsmøde.
  1. Klubbens aktuelle træningsaktiviteter og planer i vinterhalvåret.
    Poster i skoven hver anden uge (som tidligere år).
    Gang i koordinering af vintertræningsløb om lørdagen med Karup og Skive.
    Klubmesterskab 15. november i Mosskov under Corona retningslinjer. Lægges på hjemmeside og Facebook snarest. Bliver uden den sociale del.
    Juleafslutning aflyses grundet Corona, henset til arrangementets karakter som hyggearrangement (socialt arrangement).
    Nytårsløb gennemføres v/ sidste års vindere; Jakob Gade og Kjeld Tidemand.
  1. Aktiviteter i 2021 og fremefter v/Formanden
    Der sker lidt forskubninger/rokader af arrangementer pga Corona. Det vil have effekt ind i 2021.
    2021:
    – Midtjysk sprintcup sammen med Skive. Inkludere JFM sprint samtidigt
    – Mulighed for Divisionsmatch men skal afklares.
    – Natteravn
    2022:
    – Læsø 3-dages
    – JFM Lang (Finderup eller Ulbjerg)
    – Natteravn
    – Vinterlang
    2023:
    – Påskeløb (Ulbjerg, Vindum og Finderup)
    – DM-hold? Der er også en Divisionsmatch! (Evt. se om MariagerFjord OK vil overtage?)
    – Natteravn
    2024:
    – Læsø 3 dages
    – Midtjysk sprintcup
    – Natteravn.
  1. Klubbens Find Vej i Danmark projekter
    Klubben har fået en henvendelse angående fejl på Bækkelund kortet, som er fra 2011. Jess har aftalt med Steen at opdatere Bækkelund.
    Efter kort dialog aftales at styrke indsatsen til klubbens ”Findveji” engagement således:
    Tommy er tovholder. Områderne skal mindst én gang årligt gennemgås i forhold til kortets signaturer, postplaceringer samt forandringer på/i området.
    De tre områder henholdsvis Houlkær, Broddingbjerg og Hald Ege/Bækkelund, bør fordeles til klubbens medlemmer. Tommy varetager selv Houlkær. Jess laver jobopslag til de to resterende områder.
  1. Status vedr. medlemmer og økonomi v/ kassereren
    – 153 indmeldte, hvilket giver en faktisk økonomisk balance i forhold til indtægter fra kontingenter kontra omkostninger til drift (blot til info). Foreningen har pt et overskud pålydende kr. 27.000, trods Corona. Dette er dog ikke retvisende for årets resultat som vil blive lavere.
    – Læsø 3 dages er endnu ikke fuldt revideret men tegner til at give et solidt overskud.
    – Viborg idrætsråd har besluttet at inddække alle foreningers ekstra omkostninger vedr. Corona, såsom håndsprit, servietter mv. Pia laver ansøgning.
    Kort diskussion om effekten af at nedsætte kontingentet mhp at foreslå generalforsamlingen en halvering af kontingentet. Pia laver en beregning. Baggrunden findes i bestyrelsens holdning til at lade foreningens solide egenkapital komme medlemmerne til gode. Opfølgning på næste møde.
  1. Status vedr. Natteravn v/Pia Gade
    Første funktionsledermøde afholdt. Der er nye ledere på 3 poster efter en indsats fra Pia. De nye ledere vil være en kærkommen styrkelse af klubbens korps af funktionsledere – særligt i disse Corona tider.
  1. MTB-O aktiviteter og planer v/ Jørn Svensen
    Har søgt om og modtaget kr. 10.000 til weekendtur sidst i september, som tydeligt annonceret på klubbens online fora. Antallet af deltagere var dog lavt og udgifterne tilsvarende lave. Derfor vil Pia og Jørn lave en tilbageførsel af en del af tilskuddet.
    Der bliver et samarbejde om træning imellem klubberne i Midtjylland og Nordjylland, når ikke der er stævner eller lign. Dette for at fordele byrden men også tilbyde forskellige skove til aktive medlemmer.
    Der bliver altid fokuseret på rekruttering og fastholdelse af nye medlemmer.
  1. Kursus i hjertestarter
    Klubbens mangeårige medlem, Tage Arent, har tilbudt at undervise i brugen af hjertestarter. Vi siger JA TAK, men først når Corona situationen er bedre – eller helt løst.
  1. Bordet rundt
    Jess: Vi fastholder Corona-restriktionerne. Hjemmesiden bliver opdateret.
    Tommy: IAB
    Jørn: Beder Jess at tage med til kredsledermødet, at nogle MTBO-arrangementer ikke har været udbudt på de normale platforme, såsom O-service og Facebook (DOF). Det er meget frustrerende at man som aktiv udøver ikke kan finde relevante tilbud i egen region.
    Pia: IAB
    Karsten: Deltog i Viborg Idrætsråds repræsentantskabsmøde onsdag den 1.oktober. Grundet Corona omstændighederne blev mødet, tirsdagen forinden, flyttet til online afvikling uden beslutningskompetencer. Disse er alle flyttet til generalforsamlingen til foråret.

8.juni 2020, online via SKYPE

Til stede:

Pia Gade, Jess Rasmussen, Tommy Kirk Damsgaard, Jørn Svendsen og Karsten Christiansen

Fraværende:

 

Næste møde:

21.september 2020, Klokken 19:15, VO-res Hus eller SKYPE

Bilag:

NIL

  1. Godkendelse af dagsorden
    Godkendt
  1. Godkendelse af referat fra sidste møde
    Godkendt
  1. Gradvis og kontrolleret åbning af klubben, herunder ViKaSki-løb, Poster i Skoven, Kom&Prøv, Midtjysk Sprint Cup og Læsø 3-dages
    Opfølgning fra sidste møde
    I regeringens fase 3 er de generelle retningslinjer med forsamlingsforbuddet hævet til 50 personer, hvilket giver muligheder for at få klubben tilbage til næsten normal drift, herunder genåbning af VOres klubhus. Det betyder også at flere arrangementer bliver tilgængelige rundt om i landet.
    Jess gennemgik kort de opdaterede retningslinjer fra DIF og en analyse af mulighederne.
    Læsø gennemføres ud fra et forsigtighedsprincip med meget lange startperioder, uden stævneplads, ingen væske i skoven mv. EMIT anvendes. Stævneleder Keld Gade har modtaget politiets godkendelse.
    Se eventuelt DO-F.dk nyhedsopslaget ” BALLERUP SOMMER CUP OG LÆSØ 3-DAGES GENNEMFØRES” af 31.maj.
    Midtjysk Sprint Cup bliver flyttet til 2021, idet der ikke ses plads til den i et travlt efteråret med bl.a. gennemførelse af udskudte DM fra foråret.
    VIKASKI kører fortsat efter ”Corona retningslinjer” som min. til efter sommerferien.

    Pia anmoder at arrangøren anvender ”postklemmer” med nummer på. Ligger i depotet ved de små skærme. Jess videreformidler budskabet.

  1. Genåbning af klubhuset – rengøring med mere
    I tilknytning til regeringens fase 3, er VOres hus fortsat lukket indtil nye retningslinjer er implementeret. Forventet åbnet i denne uge 24 eller snarest herefter.
    VOres hus er underlagt myndighedernes generelle retningslinjer for fælles faciliteter, herunder omfanget af rengøring, tilgængelige håndvaske samt antal personer kontra areal, mv.
    Derfor genåbnes VOres hus med særlige forbehold, herunder fortsat lukket for bad og omklædning i forbindelse med klubarrangementer. Toiletter må kun anvendes af værdigt trængende ?
    Træningsløb bliver efter konceptet ” kom omklædt og gå hjem omklædt”.
    VOres hus bliver tilgængeligt for primært løbsarrangører og mødedeltagere. Ved tvivl bedes medlemmerne kontakte bestyrelsen eller klubhus-ansvarlige Lennart.
    Bestyrelsen udarbejder en plan for genåbningen med følgende nye tiltag; Der opsættes sprit ved indgangsdør og andre fornuftige steder. Corona plakater hentes fra Politiets hjemmeside og printes og opsættes. Engangsservietter og skraldespand hertil skal opsættes på toiletter og i køkken.
    Rengøringsfirmaet Magnolia er fortsat ansat til rengøringen og har været i VOres hus både i April og Maj. Aftalen fortsætter.
  1. Klubbens hjertestarter
    Opfølgning fra sidste møde
    Hjertestarteren fungerer mindst frem til JUN 21. Vi forholder os til det igen til næste sommer.
  1. Bordet rundt
    Tommy: IAB
    Jess: Har på nettet fundet ny norsk app, ”usynlig O”. App’en fortæller, når du er ved posten og kan med fordel bruges til træningsløb med virtuelle poster.
    Deltager i Nordkredsens klubledermøde onsdag den 10.juni. Omhandler bla input til DOF overvejelser om aktiviteterne og besparelser i kølvandet på Corona.
    Flere stævner og løb ses nu gennemført som planlagt, hvilket gavner sporten, men også forbundets slunkne pengekasse.
    Jørn: Begynderkursus i MTBO kort efter sommerferien udbydes snart.
    Pia: Har sagt til familien Bogø, at de må stå som passive medlemmer under en 3-4 årig udstationering til udlandet. Det er ellers ikke kutyme i VO. Bestyrelsen bakker op om beslutningen og ønsker at fastholde relationen til familien.
    Spørger Tommy til skiltningen til Vores hus. Tommy følger op.
    Karsten: Har tilmeldt VO til nyt koncept under FITDEAL i sommerperioden. Påtager selv hele opgaven.
    Næste møde. Forslag er mandag d. 21. september.
    Mødeplan 2020
    Dato

Tema

Forplejning

03. februar

Forberedelse til generalforsamling og repræsentantskabsmøde

Torben

23.marts

Opstart på et nyt år med evt. nye ansigter. Konstituering

Jess

25.maj
08.juni

Klar til sommerens arrangementer og langtidsplan inden klubledermødet

Tommy

21.september

Sommersæsonen er slut og der er klubledermøde i november

Pia

30.november

Årlig status. Lidt julehygge. Der er klubledermøde i januar

Karsten

 

Referat af bestyrelsesmøde nr. 2/2020

20.april 2020, online via SKYPE

Til stede:

Pia Gade, Jess Rasmussen, Tommy Kirk Damsgaard, Jørn Svendsen og Karsten Christiansen

Fraværende:

 

Næste møde:

25.maj 2020, Klokken 19:15, VO-res Hus eller SKYPE

Bilag:

NIL

  1. Godkendelse af dagsorden
    Godkendt
  1. Godkendelse af referat fra sidste møde
    Godkendt.
  1. Konstituering af bestyrelsen
    Formand Jess Rasmussen
    Næstformand Tommy Kirk Damsgaard
    Kasserer Pia Gade
    Sekretær Karsten Christiansen
    Medlem Jørn Svendsen

  2. Opfølgning på generalforsamlingen
    Efter generalforsamlingen gik Danmark i ”lock down” den 11.marts. Dette har væsentlig indflydelse på klubbens aktiviteter. Behandlingen af aktiviteterne findes i dette referat under punkt 5.
    Ad Generalforsamlingens pkt. 4:
    ViKaSki: Koordineringen imellem de tre klubber virker generelt meget tilfredsstillende. Jess har indskærpet overfor de andre klubber at der ikke bør arrangeres andre aktiviteter på dage med træningsløb.

  3. Gradvis og kontrolleret åbning af klubben, herunder ViKaSki-løb, Poster i Skoven, Kom&Prøv, Midtjysk Sprint Cup og Læsø 3-dages.
    10. maj er fortsat skæringsdato for regeringens næste fase af åbningen af DK og er også styrende for vores aktiviteter. Pr dags dato er der ingen ændringer til de af bestyrelsen udmeldte begrænsninger.
    Midtjysk Sprint Cup samt Kom&Prøv er aflyst. Læsø 3-dages lever endnu.
    Poster i skoven er fortsat underlagt de aktuelle restriktioner, såsom ingen tidtagning via EMIT og lignende som kan være smitte overførende. Men de virtuelle tiltag, via O-track, har haft en særdeles positiv indflydelse på aktivitetsniveauet i klubben.
    Kom&Prøv og øvrige rekrutteringstiltag suspenderes indtil videre. Genoptages når klubbens kerne aktiviteter er tilbage til normalen.

  4. Genåbning af klubhuset – rengøring med mere
    Klubhuset er fortsat lukket.
    Pia har kontakt med rengøringsfirmaet. VO fastholder aftalen og ønsker at støtte den lokale selvstændige erhvervsdrivende. Vi forventer at rengøringen kan genoptages i løbet af april måned.

  5. Klubbens hjertestarter
    Nuværende serviceaftale løber fortsat, men firmaet har varslet en væsentlig forøgelse af udgiften til vedligehold. Efter en visuel inspektion af hjertestarteren virker den funktionel og den er udstyret med et label der beskriver at batterierne skal skiftes inden juni 2021.
    Anders Byrdal har siden anskaffelsen i 2013 varetaget vedligeholdelsen og inddrages i sagen for at bidrage med erfaringer og forventninger.
    Beslutning om fremtidig strategi udsættes til næste møde.
  1. Bordet rundt
    Jess: DOF er i store vanskeligheder grundet Corona situationen og aflyste arrangementer. Foreslår at VO donerer kr. 100 per medlem, hvilket svarer til omtrent kr. 14000,-
    Der diskuteres for og imod:
    Jess: Donationen vil sammen med øvrige klubbers donationer kunne sikre driften af eliteindsatsen og udvikling, specielt for børn og unge.
    Pia: Imod, idet at regeringen har frigjort en stor sum til foreningslivet som også DOF bør kunne trække på.
    Jørn: Der bør laves en afstemning med VO’s medlemmer.
    Bestyrelsen stemmer om hvorvidt forslaget skal ud til alle medlemmer: Afstemning 3 for, 2 imod.
    Jess forfatter et udkast til høring i bestyrelsen. Derefter sendes afstemningen til medlemmerne.
    Karsten: Skolernes O-dag 2020 er aflyst. Aftalt med Ole (dansk skoleidræt) at vi genoptager i 2021.
    Tommy: IAB
    Jørn: Tekniske spørgsmål til Tommy.
    Pia: Løb den 18.maj er aflyst. Keld og Steen holder indtil videre fast i forberedelserne til Læsø.
    02.maj: Opdatering inden frigivelse af dette referat:
    Den 02.maj blev afstemning blandt klubbens medlemmer om donation til DOF afsluttet og talt op, med følgende resultat:
    51 stemmer fordelt således: 35 har stemt ja – 6 har stemt nej – 10 har stemt måske
    Bestyrelsen har således bedt Pia om at indbetale donationen til DOF, snarest muligt.
    Bestyrelsen takker klubbens medlemmer for hurtigt at deltage i afstemningen. Der skal også lyde en tak og fuldstændig anerkendelse til medlemmer som har gjort bestyrelsen opmærksom på problematikker og dilemmaer i forhold til at donere egenkapital til forbundet.

  2. Mødeplan 2020

Dato

Tema

Forplejning

03. februar

Forberedelse til generalforsamling og repræsentantskabsmøde

Torben

23.marts

Opstart på et nyt år med evt. nye ansigter. Konstituering

Jess

25.maj

Klar til sommerens arrangementer og langtidsplan inden klubledermødet

Tommy

21.september

Sommersæsonen er slut og der er klubledermøde i november

Pia

30.november

Årlig status. Lidt julehygge. Der er klubledermøde i januar

Karsten

 

  1. februar 2020, VO-res klubhus

Til stede:

Pia Gade, Torben Pedersen, Jess Rasmussen, Tommy Kirk Damsgaard og Karsten Christiansen.

Fraværende:

 

Næste møde:

23.marts 2020, Klokken 19:15, VO-res Hus.

Bilag:

NIL

  1. Godkendelse af dagsorden
    Godkendt
  1. Godkendelse af referat fra sidste møde
    Godkendt.
  1. Klubledermødet 15. januar 2020 i Skive. Jess giver kort resume
    God gennemgang fra Nina Hoffmann, DOF Natur- og Skolekonsulent, af de udfordringer der kan være ift skovtilladelser og samspillet med (modspillet fra) andre organisationer med interesse i naturen, såsom dansk ornitologisk forening (DOF).
    Ros fra kredsformanden fra VO donation af gaver fra 75 års jubilæet til Nordkredsens Venners børn og ungdomsarbejde.
  1. DOF repræsentantskabsmøde. Drøfte deltagelse og mandat.
    Steen Frandsen deltager ikke i år, og der var ikke nogen, der kunne afsætte tid hertil. VO er således ikke repræsenteret på DOF Repræsentantskabsmøde 9. marts.
  1. Langtidsplaner, herunder status vedr. Midtjysk Sprint Cup, Læsø 3-dages juli 2020 og Påskeløb i 2023.
    Midtjysk Sprint Cup: Jess er stævneleder og banelægger. Har deltaget i koordinationsmøde med Skive. Indbydelse er lagt på nettet, og stævnet er åben i O-service.. VO har påtaget sig alle fælles opgaver, herunder tilmelding mv. Lars-Ole Kopp står for tidstagningen til alle fire løb. Viborg Kommune har givet tilladelse til løbene i Houlkær hhv. Viborg C.
    Alle funktionsledere er fundet, og der planlægges på et møde i starten af marts. Herefter vil der blive efterspurgt et mindre antal frivillige til at hjælpe på dagen.
    Læsø: Keld Gade har lavet budget, der umiddelbart vurderes at give overskud. Der er fundet det nødvendige mandskab til stævnet.
    Påskeløb 2023: Jess er i gang med de første skridt og er ved at samle en gruppe af nøglepersoner. Der planlægges på et opstartsmøde omkring påske.
  1. Forberedelse til Generalforsamlingen 9 marts 2020 kl. 1900 i klubhuset
    1. Beretning 2019 og plan for 2020 – udkast vedhæftet.
      Beretningen er justeret ift medlemstal. Beretningen godkendt.
    2. Regnskab for 2019 og budget for 2020
      Pia har sendt regnskabet til revision. Regnskabet er endnu ikke godkendt, men udleveret til bestyrelsen i udkast. Bestyrelsen anerkender, at det opnåede underskud er en del af strategien til udvikling af klubben og nedbringelse af egenkapitalen ved investeringer i nyt materiel.
      Pia beder om bestyrelsens overvejelser ift at droppe budgetudarbejdelse med baggrund i at budget ikke anvendes aktivt, hverken af bestyrelsen eller kommunen, men er en væsentlig byrde. Umiddelbart tilslutter bestyrelsen sig forslaget med begrundelse i at nylige anskaffelser ikke har været budgetteret, men er vurderet fra sag til sag. VO vedtægter stiller ikke krav om budget, herunder ikke noget krav om, at budget skal behandles på generalforsamlingen.  Så det blev besluttet ikke at medtage budget på generalforsamlingen.
    3. Valg til bestyrelse med mere.
      Torben Pedersen genopstiller ikke – Bestyrelsen vil foreslå Jørn Svensen.
      Karsten Christiansen genopstiller.
      Pia Gade genopstiller.
      Tommy og Jess er ikke på valg.
      Birgitte genopstiller som revisor og Thomas er ikke på valg.
      Søren Elkjær genopstiller som revisorsuppleant.
      Arne Moe Jensen har accepteret at bestyrelsen peger på ham som dirigent.
      Der er et udestående vedr. suppleanter, hvilket Jess får på plads inden dagsorden til generalforsamlingen udsendes.
    4. Forplejning med mere.
      Karsten, brug eventuelt Lennart. Sidste år var der 29 fremmødte.
      Forplejning består af hovedret, øl og vand, samt kaffe/the og kage.
    5. Aktivitetspokalen
      De indkomne forslag blev debatteret, og valget skete i enighed i bestyrelsen. Offentliggøres til generalforsamlingen. Jess sørger for indgravering af pokalen.
  1. Bordet rundt
    Jess: Forslag fra Karup OK om at fastholde ”ingen egenbetaling” for ViKaSki medlemmers deltagelse i træningsløb. VO tilslutter sig forslaget. Der er efterfølgende lavet endelig aftale med Skive og Karup OK, og det er lagt på hjemmeside og opslag på Facebook.
    Torben rykkede for opdatering af husregler. Jess laver et udkast og afstemmer det herefter med Lennart og Keld.
    Præsenterer forslag fra Helle og Birgitte ang. oplæg og andre indslag til fællesspisninger i foråret. Jess har efterfølgende indkaldt Helle, Birgitte og Pia til et kort møde herom.
    Forslag om at genoptage vinterens trænings alternativ, såsom et styrketræningshold eller lign. Potentiel et emne til generalforsamling mhp. at få undersøgt hvor bred en interesse, der er herfor, samt om der er noget der frivilligt vil påtage sig opgaven.
    Karsten: Har tilmeldt Kom&Prøv til FITDEAL og påtager ansvaret for eventuelle tilmeldte. Således er Kom&Prøv udbredt til endnu en platform. Der forventes ikke den store tilslutning, men der er sat et loft på 12 deltagere per gang. FITDEAL varsler antal deltagere inden arrangementet. Der er ikke betaling for arrangementet.
    Tommy: IAB
    Pia: Hans Christian overdragelse af arbejdet som løbstilmelder til Keld og Pia er p.t. ikke afsluttet, fra sig. Forslag om at oprette et aktivitetsudvalg der skal lave fire arrangementer; forår, sommer, efterår og jul. Bestyrelsen debatterer men ingen konklusion.
    Den eksisterende højrente konto i Vestjysk bank ophører. Pia finder ny løsning.
    Bestyrelsen bedes tage stilling til hvorvidt VO medlemmer kan anvende VO materiel til at arrangere IFK tirsdagsløb uden fakturering. Jess drøfter mulighed med Kristian Buch og Jan Nielsen (IFK). Alle aftaler skal videreformidles til materielmanden (PT Keld Gade).
  1. Mødeplan 2020

Dato

Tema

Forplejning

03. februar

Forberedelse til generalforsamling og repræsentantskabsmøde

Torben

23.marts

Opstart på et nyt år med evt. nye ansigter. Konstituering

Jess

25.maj

Klar til sommerens arrangementer og langtidsplan inden klubledermødet

Tommy

21.september

Sommersæsonen er slut og der er klubledermøde i november

Pia

30.november

Årlig status. Lidt julehygge. Der er klubledermøde i januar

Karsten