25.marts 2019, VO-res klubhus

Til stede:

Jess Rasmussen, Torben Pedersen, Karsten Christiansen, Tommy Kirk Damsgaard og Pia Gade

Næste møde:

27/5/2019, Klokken 19:00, VO-res hus

  1. Godkendelse af referat fra sidste møde
    Referatet blev godkendt
  2. Konstituering af bestyrelsen
    Formand: Jess Rasmussen, 2 år
    Næstformand: Tommy Kirk Damsgaard, 2 år
    Kasserer: Pia Gade, 1 år
    Sekretær: Karsten Christiansen, 1 år
    Medlem: Torben Pedersen, 1 år
  3. Opfølgning på generalforsamlingen 2019
    (nedenstående kommer ikke i punkt-orden tilsvarende referatet fra generalforsamlingen)

    1. Ændringer af vedtægter
      De reviderede vedtægter er godkendt af bestyrelsen og er lagt tilgængeligt på VO hjemmeside under menuen ”Om klubben”.
    2. Mere social aktivitet omkring træninger og løb
      Bestyrelsen godkender udgifter til forplejning i tilknytning til træningsløb i rammen af VO og VIKASKI med håb mere sammenhold og lyst til at blive hængende. Dog under forudsætningerne beskrevet i kommende vejledning. Vejledningen bliver offentliggjort i VO-res post samt på hjemmesiden. Herunder de vigtigste punkter:

      1. Det er frivilligt for løbs-arrangøren at tilbyde forplejning, grundet den ekstra byrde det vil være.
      2. Det er gratis for VO medlemmer, men kan sælges til øvrige for en fair pris.
      3. Arrangøren må forvente op til 25 VO’ere plus 20 øvrige.
      4. Der skal føres regnskabsbilag jf. kasserens anvisninger.
    3. Klubmesterskaber
      Bestyrelsen diskuterer de forskellige ideer og forslag fra generalforsamlingen.
      Bestyrelsen beslutter at overordnet set fastholdes det eksisterende koncept med en stævneafvikling arrangeret af anden klub, dog med følgende justeringer: Tidligere afvikling, kortere køreafstand, flere klasser og afslutningsvis forplejning.
      Klubmesterskaber 2019 forventes afviklet den 24. august inden for rimelig køreafstand. Jess finder arrangør.
    4. Klubtøj
      Der efterspørges flere størrelser samt tilgang af cykelbeklædning.
      Karsten genoptager sagsbehandlingen med fokus på eksisterende kollektion. Der skal ikke skabes en ny dragt eller design! Derudover skal der tilføjes cykeltrøje og/eller jakke.
      Det skal undersøges om vi kan få en lokal trykker der vil lave få tryk ad gangen således vi ikke skal lave lager.
    5. MTB-O
      Der er fremsat ønske om at MTB-O’ere kan få tilskud til stævner og lign.
      Bestyrelsens svar: Der ydes tilskud til alle medlemmer på lige vilkår såfremt det er til officielle stævner, såsom divisionsturneringer. Tilskud til divisioner er, at for det første har klubben ret til at flytte folk rundt på banerne, så det tjener klubben bedst, for det andet er der tale om klubber mod klubber i konkurrencen. Problemet angående MTB er at rytterne typisk tilmeldes løb i eget navn og ikke som VO.
    6. Materiel
      Der ytres undren over meget af materiellets tilstand. Dette skal ses i lyset af VO’s store egenkapital.
      Bestyrelsens svar: Materielformanden (Keld Gade) har fået godkendt adskillige anskaffelser, både store og små, i 2018 og 2019. Således er der anskaffet pavillon, speakersæt og EMIT. Derudover foreligger en godkendt anskaffelsesliste pålydende knapt kr. 35000,- til yderligere pavilloner, klubtelte mv.
      Alle nyanskaffelser skal annonceres i VO-res post.
    7. VO-res hus
      Preben ønsker bedre udluftning af omklædningsrum.
      Jess beder Klubhusformanden (Lennart) om vejledning. Bestyrelsen diskuterede muligheden for et sug mere og muligvis fugtstyret aktivering af sug.
    8. Klubtur
      Jess foreslår Høst Åben på Bornholm i uge 43. Jess undersøger nærmere ang. Pris og muligheder.
  1. Bordet rundt
    Jess: foreslår vedtægtsændring således at referat af generalforsamling skal godkendes af den valgte dirigent inden det kommer ud.
    Torben: Formand for jubilæumsudvalget undersøger behovet for økonomi til selve arrangementet. Datoer for bestyrelsesmøder skal lægges på hjemmesidens kalender; Jess effektuerer.
    Karsten: IAB
    Tommy: Har skaffet plader til skilte mv. til brug ved større arrangementer.
    Pia: IAB
  1. Forplejning til bestyrelsesmøder:

Jess

Tommy

Pia

Karsten

Torben

Nr. 2

Nr. 3

Nr. 4

Nr. 5

Nr. 6

 

GENERALFORSAMLING 2019

Mandag den 11. marts kl. 19.00

  1. Valg af dirigent. Søren Elkjær blev valgt. Søren konstaterede at Generalforsamlingen var rettidigt indkaldt. Generalforsamlingen er godkendt.
  2. Bestyrelsens beretning for det forløbne år. Kan ses i klubbladet. Jess uddybede et par af punkterne. Bestyrelsens beretning blev godkendt.
  3. Forelæggelse af det reviderede regnskab for 2018. Kan ses i klubbladet. Da kassereren desværre ikke kunne være tilstede, forlagde formanden regnskabet og fremhævede nogle punkter. Bl.a. Alle aktiviteter er gennemført med overskud. Deltager rekord på Læsø. Rigtig mange deltagere til DM. MTB-O også pænt overskud. Christian vil gerne rose Pia for et rigtigt godt stykke kassererarbejde, hvilket alle tilstede bifaldt med applaus. Søren E. spørger revisoren om beløbene nu også er der – det kan Birgitte bekræfte. Arne – det er dejligt vi har overskud, kan det komme klubbens medlemmer til gode? Jess har et punkt længere nede, der berør emnet. Jørn – kig i materielrummet, hvad med nye skilte m.v. Det mente Stig også er en god ide. Regnskabet blev godkendt.
  4. Bestyrelsens planer for de kommende år. Kan ses i klubbladet. Jess nævnte et par punkter. Bl.a. arrangerer VO kun to løb i år. To øvrige løb som klubben ikke selv står for, nemlig JWOC og MTB-O VM har stor deltagelse af klubbens medlemmer. Anders vil gerne vide, om Påskeløbet i 2023 er blevet tildelt VO. Jess – Der står kun VO på terminslisten, idet den anden klub, som tidligere også stod på terminslisten, har trukket sig. Preben vil gerne have bedre udluftning i omklædningen, det tager bestyrelsen med i sine overvejninger. Bestyrelsens planer blev godkendt.
  5. Behandling af indkomne forslag.
    1. Forslag fra bestyrelsen om at ændre vedtægterne, så klubbens formål med mere ikke længere indeholder skisport samt udmeldelse af Dansk Skiforbund. Efter en god debat, blev der holdt skriftlig afstemning. 23 stemte for forslaget, 4 stemte imod, 1 blank og 1 ugyldig. Forslaget blev dermed vedtaget.
    2. Forslag fra bestyrelsen om at ændre vedtægterne, så klubbens bestyrelse fremover udgøres af en formand og fire bestyrelsesmedlemmer. Efter en kort debat blev der også her afholdt en skriftlig afstemning. 28 stemte for, 1 stemte imod. Forslaget er dermed vedtaget.
      Christian Als anbefalede at bestyrelsen fik undersøgt om vedtægterne var dækkende bl.a. afledt at flere var overraskede, at der ikke kræves en ekstraordinær generalforsamling at ændre vedtægter. Det vil bestyrelsen gøre inden næste generalforsamling.
    3. Forslag fra bestyrelsen. Drøftelse og forslag til, hvordan vi får flere til at deltage i bl.a. klubmesterskaberne. Birgitte B. – Banerne skal svare til løberens niveau, løbet skal ligge tættere på Viborg, så også ungdommen kan være med. Birgitte og Svend Erik vil gerne lave løbet til efteråret. Stig er enig, det skal heller ikke være alt for sent på året. Anders vil hellere længere væk. Preben vil gerne det blev i sommerperioden med efterfølgende grill. Karsten mener, det måske skal laves på en helt anden måde. Jimmi mener klubmesterskabet er en konkurrence, kan godt ændres på konceptet, men lav løb med efterfølgende grill en anden dag. Hvorledes fejrer vi klubbens 75-års jubilæum til oktober og nedsættelse af jubilæumskomite? Jørn – hvad med en klubtur? Karsten forslog hoppeborg og fadøl. Jess gjorde opmærksom på, at andre klubber holder åbent hus, men det kunne jo også kombineres med andre aktiviteter. Søren E., Torben, Arne, Jess og Stig meldte sig til jubilæumskomite, og Torben Pedersen blev udpeget som formand.
    4. Forslag fra formanden. Drøftelse og forslag til, hvordan vi styrker det sociale sammenhold i klubben. Stig forslog, at medlemmerne samles f.eks. kl. 18.45 efter træningsløbet med kaffe, kage og frugt – se i øvrigt Stigs opslag på hjemmesiden. Jess spurgte om der var interesse for klubture? Flere forslog tur til Sverige.
  6. Fastsættelse af kontingent. Bestyrelsen forslår uændret kontingent. Uændret kontingent blev vedtaget.
  7. Valg af formand. Formanden er på valg i år. Jess Rasmussen er villig til genvalg. Jess genvalgt for 2 år.
  8. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter.
    På valg til bestyrelsen er:
    Lene Bejer Damgaard. Lene Bejer genopstiller ikke.
    Tommy Damsgaard. Tommy er villig til genvalg. Tommy genvalgt for 2 år.
    Lene Stick Nielsen. Lene Stick genopstiller ikke.
    Ikke på valg i år:
    Pia Gade, Karsten Christiansen og Torben Pedersen.
  9. Valg af suppleanter.
    På valg er:
    Jørn Svensen. Jørn er villig til genvalg. Jørn blev genvalgt for 2 år.
    Bent Hansen var ikke på valg.
  1. Valg af revisor og revisorsuppleant.
    På valg til revisor er:
    Thomas Andersen. Thomas er villig til genvalg. Thomas genvalgt for 2 år.
    Birgitte Jørgensen var ikke på valg.
    Suppleant: Søren Elkjær er på valg. Søren er villig til genvalg. Søren genvalgt for 1 år.
  2. Eventuelt
    Stig – Nu da vi har en pænt overskud kunne VO sælge klubtøj til nedsat pris, så flere repræsenterer klubben, når de løber. Jørn – hvad med tilskud til MTB-O på lige vilkår som Fod-O til divisionsmatcher, kunne der bestilles cykeltøj i klubfarverne? Lennart – masser at unge vil gerne løbe o-løb, fremviste et slideshow med bl.a. antal borgere i byerne rundt om i kommunen f.eks. Karup med 2.200 beboere har en O-klub, mens Bjerringbro der er noget større ikke har en O-klub, kunne VO have satellitklubber? Torben – lige en opfordring til ALLE klubmedlemmer om, at tjekke om terrassedøren er låst inden man går hjem, den skal være låst både foroven og forneden.

Aktivitetspokalen: Jess – Aktivitetspokalen bliver normalt ikke uddelt til et bestyrelsesmedlem, men ingen regel uden undtagelse. Vi vil derfor i år give den til Pia Gade for hendes store indsats som kasserer og hendes store indsats for klubben i mange år.

Tak til de 2 udtrædende bestyrelsesmedlemmer.

Klubmesterpokal for sidste år blev uddelt til Anders og Karsten under behørige klapsalver.

Tak til de 29 fremmødte og for god ro og orden, samt de mange konstruktive input til bestyrelsen.

Referat af bestyrelsesmøde den 4. februar 2019
Til stede: Pia Gade, Lene Bejer, Karsten Christiansen, Jess Rasmussen, Torben Pedersen og Lene S. Nielsen.
Afbud fra Tommy Kirk Damsgaard

  1. Godkendelse af referat fra sidste møde. Referat godkendt med følgende bemærkninger: Ad pkt. 7 drøftelse af koordinering af aktiviteter? Jess har ikke nået at indkalde til møde endnu. Ad pkt. 8 vedtægtsændring ang. ski med som punkt på dagsordenen til generalforsamlingen.
  2. Klubledermødet 16. januar 2018 i Skive. Jess giver kort referat. Bl.a. Valg i Nordkredsens bestyrelse, Jess blev valgt som næstformand. Terminslisten ser fin ud, VO har en til to aktiviteter hvert år frem til 2023. Se referatet på DOF´s hjemmeside under Nordkredsen.
  3. DOF-repræsentantskabsmøde d. 2. marts. Drøfte deltagelse og mandat. Jess foreslår, at Steen Frandsen repræsenterer VO. Helt fint med bestyrelsen.
  4. Langtidsplaner, herunder status vedr. løb i Bjerringbro samt sprintweekend. Er blevet foreslået at vente med sprint til maj 2020, da der næste år vil være mere fokus på sprint. Læsø og Natteravn i 2020. 2021 evt. div. match, JFM Sprint og Natteravn, 2022 Læsø, JFM lang og Natteravn, 2023 Påskeløb, DM-hold og Natteravn.
  5. Forberedelse til Generalforsamlingen 11. marts 2019 i klubhuset herunder:
    1. Beretning. Rundsendt af Jess
    2. Regnskab for 2018 og budget for 2019. Rundsendt af Pia
    3. Valg til bestyrelse med mere. Bestyrelsen var enige om at medtage et forslag til generalforsamlingen om at ændre vedtægterne, således at bestyrelsen fremover vil være sammensat af en formand og 4 bestyrelsesmedlemmer (reduktion fra nuværende 6 bestyrelsesmedlemmer).
    4. Forplejning med mere. Lene B. sørger for dette.
    5. Nyt udvalg – Inventar udvalget – formand Karsten Christiansen.
  6. Bordet rundt. Jess – fået forespørgsel fra adventurerace (www.adventure.dk), bestyrelsen sagde god for et samarbejde. Torben havde ikke noget. Karsten havde ikke noget. Lene B. – Fredag d. 26.4 er der try out dag for skolerne, på Søndermølle, deltager VO med orienteringsløb? Try out dag på Søndermølle lørdag d. 27.4. Her Arrangerer Jess orienteringsløb – Lennart er gerne hjælper. Lene havde ikke noget. Pia – orientering fra Keld til Karsten ang. Skoleidrætsdag, det er Karsten ikke involveret i. Deltog i et Fremtidens Foreninger foredrag i Stoholm, der er kommet nye tider, folk i dag hopper ud og ind af foreningerne, hvis klubberne ikke har en hjemmeside eller app ”eksisterer” de ikke.
  7. Næste møde den 25/3.

Til stede: Pia Gade, Tommy Kirk Damsgaard, Karsten Christiansen, Jess Rasmussen, Torben Pedersen og Lene S. Nielsen.
Afbud fra Lene Bejer.

Læs Mere

Referat af bestyrelsesmøde den 24. september 2018

Til stede: Pia Gade, Lene Bejer, Tommy Kirk Damsgaard, Jess Rasmussen, Torben Pedersen og Lene S. Nielsen.
Afbud fra Karsten Christiansen.

  1. Godkendelse af referat fra sidste møde. Referat godkendt.
  2. Klubbens aktiviteter
  3. VIKASKI træningsløb – periode? Det når at blive mørkt når posterne skal indsamles. Vi bibeholder perioden, der skal blot gøres opmærksom på lysforholdene overfor arrangørerne. Jess nævner det for Stig.
  4. Poster i Skoven koordineret med Tekniktræning – Strukturering og planlægning af mandagstræning med henblik på fastholdelse af nye medlemmer. Det blev fastslået at tekniktræning om mandagen kun er for begynderne i klubben og skal ikke indholdsmæssigt koordineres med poster i skoven. Starttiden kl. 18.00 skal derimod respekteres (gælder også om onsdagen), hvis alle løber ud før tid, oplever nye medlemmer ikke klublivet, men kommer til et tomt lokale og ser på det nærmeste ingen i skoven eller bagefter deres løb. Jess laver et opslag herom til hjemmesiden.
  5. Vintertræning sammen med Karup OK og Skive AMOK koordineret med kom og prøv. Skive har meldt fra, de kan ikke overkomme mere. Samarbejde med Karup er sat i gang.
  6. På baggrund af indlæg fra Jess, så blev der påbegyndt en drøftelse af, hvorvidt der fortsat skal betales for at løbe onsdagsløb arrangeret af Karup OK eller Skive AMOK. Det blev aftalt at Pia laver en opgørelse over, hvad indtægterne fra onsdagsløbene er og Jess drøfter de to andre klubbers holdning hertil. Emnet drøftes videre på næste bestyrelsesmøde.
  7. Betingelser for deltagelse i klubbens egne åbne løb. Der er en uskreven regel om, at man kontakter stævnelederen, inden man tilmelder sig de af klubben arrangerede åbne løb. Der skal stå i funktionsbeskrivelsen for stævnelederen, at medlemmer der tilmelder sig klubbens egne løb, kan tildeles opgaver i stævnet af stævnelederen.
  8. Rengøring. Erfaringer. Fortsætte i 2019? Bestyrelsen er meget tilfredse med rengøringen. Vi fortsætter i 2019.
  9. Aktiviteter i 2019-:
    1.  1. divisionsmatch 5. maj i Ulbjerg. Jess Rasmussen stævneleder, Søren Elkjær banelægger.
    2. VO arrangering af sprintløb i 2019? Ja vi finder en weekend efter 5. maj (der er DM i sprint i Grindsted d. 25. maj). Umiddelbart ses 11.-12. maj ud til at være ledig for arrangementer i Nordkredsen.
    3. Natteravn? Ja
    4. Langtidsterminslisten. Løb til og med 2020 er besatte. Vi lægger ”billet” ind på JFM Sprint i 2021.
  10. Bordet rundt. Torben – klubtøj? Vi har noget på lager. Torben laver en forhånds undersøgelse på om der er nogen der mangler klubtøj. Lene B. – arbejdsdag den 1. oktober samt løb og fællesspisning. Tommy – Houlkær og Granada har hver fået 40 poster sat op – 4 steder hænger der kort. Lene S.Juleafslutning? Afholdes lørdag d. 8. december. Pia – Dejligt med tilkendegivelse fra alle om Winkas. Nordea opkræver nu kr. 300,00 pr. år for foreninger. Vil gerne lave noget for de nye med en coach, udgift til transport m.v. ca. kr. 1.000,00 – bestyrelsen siger ok. Vi har haft 3 arrangementer – MTBO, Læsø og DM lang – bestyrelsen blev orienteret om resultatet af de tre arrangementer. Hvad er bestyrelsens holdning til hvordan vi fremover arrangerer Natteravne? Skal det være i nuværende form (læringsløb for arrangører) eller skal vi lave det som evt. Put’nRun? Svar forventes senest medio 2019. O-service rettigheder i forhold til persondataforordningen. Vil gerne høre bestyrelsens mening om, hvem der skal have de forskellige rettigheder i O-service med udgangspunkt i egne forslag (forslag rundsendt på mødet). Svar forventes senest på næste bestyrelsesmøde. Jess – Der er blevet lavet en side vedr. personoplysninger på www.viborgok.dk, hvoraf det fremgår, hvilke oplysninger klubben råder over og hvad de anvendes til. Derudover er der oprettet en mailadresse: personoplysninger@viborgok.dk, som kan anvendes af klubbens medlemmer, hvis de ønsker indsigt i, hvad klubben ligger inde med af personoplysninger om dem samt få dem justeret eller slettet.
  11. Næste møde. Mandag d. 17. december 2018 kl. 19.30.