Adresse: Skivevej 93, 8800 Viborg
CVR nummer: 29650306

  1. november 2020 VOres hus

Til stede:

Pia Gade, Jess Rasmussen, Tommy Kirk Damsgaard, Jørn Svendsen og Karsten Christiansen

Fraværende:

Ingen

Næste møde:

1 februar 2021, VOres hus

Bilag:

Ingen

  1. Godkendelse af dagsorden
    Godkendt
  1. Godkendelse af referat fra sidste møde
    Godkendt

  2. Kort orientering fra Nordkredsens klubledermøde 4. november ved Jess
    Nordkredsens klubledermøde blev gennemført 4.november. Mødet blev gennemført som videokonference via ZOOM applikationen. Emner var primært afviklingen af vinterlangdistanceløb og Nordkredsens Venners vedtægter. Referat fra mødet kan ses på DOF hjemmeside under kredse.

  3. Drøftelse af klubbens kontingent jf. drøftelserne på sidste møde
    Pia (finansminister) har beregnet at tabet i indkomst som følge af den drøftede nedsættelse af nuværende kontingent vil udgøre ca. 42.000,- kr. pr. år, max 45.000,- kr.
    Pia fortsætter med en lille bøn; såfremt der skal laves fleksibelt kontingent, skal det samtidigt overvejes, hvordan man så praktisk kan inddrive kontingent, uden at pålægge kassereren en væsentlig belastning.
    Aktion: Det blev besluttet, at Jess udarbejder to forslag til, hvorledes en reduktion af kontingentet kan forelægges Generalforsamlingen. Forslagene behandles på næste bestyrelsesmøde. 
    Generalforsamling 2021
    Jess foreslår at generalforsamlingen afvikles mandag 8. marts 2021. Forhåbentligt er Corona aftaget, og vi må samles igen.
    På valg: Tommy, Jørn og Jess.
    Forberedelser: Jess udarbejder forslag til bestyrelsens beretning for 2020 og forslag til bestyrelsens planer for 2021. De behandles på næste bestyrelsesmøde, så de kan sendes ud til medlemmer inden generalforsamlingen.
    Aktivitetspokal: Forslag blev drøftet. Besluttes på næste bestyrelsesmøde.
  1. Kort drøftelse af årets aktiviteter
    Vinterlang i starten af året.
    Læsø 3-dages var endnu engang en kæmpe succes. Stor ros til arrangører. Økonomien er afstemt undtaget enkelte poster. Pænt overskud.
    Natteravn er gennemført i Undallslund. Stor ros til arrangørerne for gode baner og at håndtere de mange særlige forhold som Corona afleder. Der har været nye folk med på flere funktionsposter, såsom tidtagning og i mål. Særligt på Natteravn har Pia med stort engagement oplært nye folk.
  1. Aktiviteter i 2021
    Midtjysk SprintCup i maj. Gennemføres sammen med Skive, som det var planlagt i 2020 i weekenden 15-16 maj, idet Skive arrangere to løb om lørdag og VO to løb om søndagen. Tommy er i gang med at forny Houlkær kortet til ny 1:4000 format.
    Jess er stævneleder, og tager inden jul kontakt til dem, der var planlagt at være med til at arrangere løbet i 2020.
    Natteravn i oktober: Der skal findes ny tovholder, idet Pia har trukket sig efter mange års engageret og god indsats på området.
    MTB-O: 3. september 2021 arrangere sprint, som en del af et større arrangement. Der skal findes personale.
  1. Klubtur 2021
    Bestyrelsen forbereder 3 forslag, som forelægges på generalforsamlingen i 2021.
  1. Træning til nye medlemmer
    Bør genoptages når Corona og frivillige er til rådighed hertil.
    Drøftes på næste bestyrelsesmøde.
  1. Økonomisk status
    Pia præsenterer status. Vi er ca. kr. 45.000,- bagud i forhold til tidligere år, som fint afspejler beslutningen om ikke at opkræve kontingent for 2. halvår 2020, samt de manglende aktiviteter generelt som følge af Corona.
  1. Bordet rundt
    Pia: Ønske om anskaffelse af erstatning for nedslidte EMIT på baggrund af erfaringer fra Natteravn; udgift kr. 35000. Forslaget er godkendt.
    Der skal fremover også følges med i udviklingen af Sport Ident (SI) med henblik på, at få etableret en langsigtet plan på området. Dette kunne startes op ved at høre ind til andre klubber erfaring med overgangen til SI, herunder for eksempel MariagerFjord OK:
    Efterspørger VO policy i forhold til behandling og udskrivning af kort. Jess tager en snak med Steen Frandsen i hans egenskab af DOF kortkonsulent og vender tilbage med et forslag til policy.
    Stig spørger til om mails til alle medlemmer må oplægges på hjemmesiden. Bestyrelsens holdning er, at det vurderes fra gang til gang.
    Ny rengøringsfirma, Carina Hald i Viborg, grundet den tidligere har opsagt aftalen.
    Bestyrelsen har diskuteret om en policy for Facebook skal laves, herunder hvordan klubbens Facebook gruppe skal anvendes.
    Jørn: De nye kortplader og kompasser købt for DGI tilskud er kommet.
    Anmoder om at der også gives tilskud til startafgiften til udpegede MTBO-løb i lighed med støtten til startafgiften til klubmedlemmernes deltage i divisionsmatcher. Der var enighed om, at der skulle ses på området, men at der er behov for at behandle forslaget grundigt for at undgå utilsigtet misnøje og yderligere bureaukrati for løbstilmelder og kassereren.
    Tommy: MTB-O træning i fuld gang. Fungerer som selvtræning via Usynlig-O og annonceres på Facebook som begivenheder.
    Jess: IAB
    Karsten: IAB
  2. SLUT

05.oktober 2020 VOres hus

Til stede:

Pia Gade, Jess Rasmussen, Tommy Kirk Damsgaard, Jørn Svendsen og Karsten Christiansen

Fraværende:

Ingen

Næste møde:

30.november 2020, VOres hus

Bilag:

NIL

  1. Godkendelse af dagsorden
    Godkendt
  1. Godkendelse af referat fra sidste møde
    Godkendt
  1. Status i Dansk Orienteringsforbund, Nordkredsen og klubben v/formanden
    Grundet akut sygdom hos Claus Poulsen har Jess (vores formand) indtaget rollen som formand for Nordkredsen og derved også del af DOF’s hovedbestyrelse.
    Jess giver kort beskrivelse af oplevelsen og opgaverne;
    I Nordkredsen fokuserer Jess på optimeringer og eksisterende aftaler, i forhold til kredsbestyrelsens engagementer versus reelle opgaver.
    I DOF har Jess koordinationsansvar vedrørende elite, MTB-O samt skole-O.
    DOF skal have ny formand til næste repræsentantskabsmøde.
  1. Klubbens aktuelle træningsaktiviteter og planer i vinterhalvåret.
    Poster i skoven hver anden uge (som tidligere år).
    Gang i koordinering af vintertræningsløb om lørdagen med Karup og Skive.
    Klubmesterskab 15. november i Mosskov under Corona retningslinjer. Lægges på hjemmeside og Facebook snarest. Bliver uden den sociale del.
    Juleafslutning aflyses grundet Corona, henset til arrangementets karakter som hyggearrangement (socialt arrangement).
    Nytårsløb gennemføres v/ sidste års vindere; Jakob Gade og Kjeld Tidemand.
  1. Aktiviteter i 2021 og fremefter v/Formanden
    Der sker lidt forskubninger/rokader af arrangementer pga Corona. Det vil have effekt ind i 2021.
    2021:
    – Midtjysk sprintcup sammen med Skive. Inkludere JFM sprint samtidigt
    – Mulighed for Divisionsmatch men skal afklares.
    – Natteravn
    2022:
    – Læsø 3-dages
    – JFM Lang (Finderup eller Ulbjerg)
    – Natteravn
    – Vinterlang
    2023:
    – Påskeløb (Ulbjerg, Vindum og Finderup)
    – DM-hold? Der er også en Divisionsmatch! (Evt. se om MariagerFjord OK vil overtage?)
    – Natteravn
    2024:
    – Læsø 3 dages
    – Midtjysk sprintcup
    – Natteravn.
  1. Klubbens Find Vej i Danmark projekter
    Klubben har fået en henvendelse angående fejl på Bækkelund kortet, som er fra 2011. Jess har aftalt med Steen at opdatere Bækkelund.
    Efter kort dialog aftales at styrke indsatsen til klubbens ”Findveji” engagement således:
    Tommy er tovholder. Områderne skal mindst én gang årligt gennemgås i forhold til kortets signaturer, postplaceringer samt forandringer på/i området.
    De tre områder henholdsvis Houlkær, Broddingbjerg og Hald Ege/Bækkelund, bør fordeles til klubbens medlemmer. Tommy varetager selv Houlkær. Jess laver jobopslag til de to resterende områder.
  1. Status vedr. medlemmer og økonomi v/ kassereren
    – 153 indmeldte, hvilket giver en faktisk økonomisk balance i forhold til indtægter fra kontingenter kontra omkostninger til drift (blot til info). Foreningen har pt et overskud pålydende kr. 27.000, trods Corona. Dette er dog ikke retvisende for årets resultat som vil blive lavere.
    – Læsø 3 dages er endnu ikke fuldt revideret men tegner til at give et solidt overskud.
    – Viborg idrætsråd har besluttet at inddække alle foreningers ekstra omkostninger vedr. Corona, såsom håndsprit, servietter mv. Pia laver ansøgning.
    Kort diskussion om effekten af at nedsætte kontingentet mhp at foreslå generalforsamlingen en halvering af kontingentet. Pia laver en beregning. Baggrunden findes i bestyrelsens holdning til at lade foreningens solide egenkapital komme medlemmerne til gode. Opfølgning på næste møde.
  1. Status vedr. Natteravn v/Pia Gade
    Første funktionsledermøde afholdt. Der er nye ledere på 3 poster efter en indsats fra Pia. De nye ledere vil være en kærkommen styrkelse af klubbens korps af funktionsledere – særligt i disse Corona tider.
  1. MTB-O aktiviteter og planer v/ Jørn Svensen
    Har søgt om og modtaget kr. 10.000 til weekendtur sidst i september, som tydeligt annonceret på klubbens online fora. Antallet af deltagere var dog lavt og udgifterne tilsvarende lave. Derfor vil Pia og Jørn lave en tilbageførsel af en del af tilskuddet.
    Der bliver et samarbejde om træning imellem klubberne i Midtjylland og Nordjylland, når ikke der er stævner eller lign. Dette for at fordele byrden men også tilbyde forskellige skove til aktive medlemmer.
    Der bliver altid fokuseret på rekruttering og fastholdelse af nye medlemmer.
  1. Kursus i hjertestarter
    Klubbens mangeårige medlem, Tage Arent, har tilbudt at undervise i brugen af hjertestarter. Vi siger JA TAK, men først når Corona situationen er bedre – eller helt løst.
  1. Bordet rundt
    Jess: Vi fastholder Corona-restriktionerne. Hjemmesiden bliver opdateret.
    Tommy: IAB
    Jørn: Beder Jess at tage med til kredsledermødet, at nogle MTBO-arrangementer ikke har været udbudt på de normale platforme, såsom O-service og Facebook (DOF). Det er meget frustrerende at man som aktiv udøver ikke kan finde relevante tilbud i egen region.
    Pia: IAB
    Karsten: Deltog i Viborg Idrætsråds repræsentantskabsmøde onsdag den 1.oktober. Grundet Corona omstændighederne blev mødet, tirsdagen forinden, flyttet til online afvikling uden beslutningskompetencer. Disse er alle flyttet til generalforsamlingen til foråret.

8.juni 2020, online via SKYPE

Til stede:

Pia Gade, Jess Rasmussen, Tommy Kirk Damsgaard, Jørn Svendsen og Karsten Christiansen

Fraværende:

 

Næste møde:

21.september 2020, Klokken 19:15, VO-res Hus eller SKYPE

Bilag:

NIL

  1. Godkendelse af dagsorden
    Godkendt
  1. Godkendelse af referat fra sidste møde
    Godkendt
  1. Gradvis og kontrolleret åbning af klubben, herunder ViKaSki-løb, Poster i Skoven, Kom&Prøv, Midtjysk Sprint Cup og Læsø 3-dages
    Opfølgning fra sidste møde
    I regeringens fase 3 er de generelle retningslinjer med forsamlingsforbuddet hævet til 50 personer, hvilket giver muligheder for at få klubben tilbage til næsten normal drift, herunder genåbning af VOres klubhus. Det betyder også at flere arrangementer bliver tilgængelige rundt om i landet.
    Jess gennemgik kort de opdaterede retningslinjer fra DIF og en analyse af mulighederne.
    Læsø gennemføres ud fra et forsigtighedsprincip med meget lange startperioder, uden stævneplads, ingen væske i skoven mv. EMIT anvendes. Stævneleder Keld Gade har modtaget politiets godkendelse.
    Se eventuelt DO-F.dk nyhedsopslaget ” BALLERUP SOMMER CUP OG LÆSØ 3-DAGES GENNEMFØRES” af 31.maj.
    Midtjysk Sprint Cup bliver flyttet til 2021, idet der ikke ses plads til den i et travlt efteråret med bl.a. gennemførelse af udskudte DM fra foråret.
    VIKASKI kører fortsat efter ”Corona retningslinjer” som min. til efter sommerferien.

    Pia anmoder at arrangøren anvender ”postklemmer” med nummer på. Ligger i depotet ved de små skærme. Jess videreformidler budskabet.

  1. Genåbning af klubhuset – rengøring med mere
    I tilknytning til regeringens fase 3, er VOres hus fortsat lukket indtil nye retningslinjer er implementeret. Forventet åbnet i denne uge 24 eller snarest herefter.
    VOres hus er underlagt myndighedernes generelle retningslinjer for fælles faciliteter, herunder omfanget af rengøring, tilgængelige håndvaske samt antal personer kontra areal, mv.
    Derfor genåbnes VOres hus med særlige forbehold, herunder fortsat lukket for bad og omklædning i forbindelse med klubarrangementer. Toiletter må kun anvendes af værdigt trængende ?
    Træningsløb bliver efter konceptet ” kom omklædt og gå hjem omklædt”.
    VOres hus bliver tilgængeligt for primært løbsarrangører og mødedeltagere. Ved tvivl bedes medlemmerne kontakte bestyrelsen eller klubhus-ansvarlige Lennart.
    Bestyrelsen udarbejder en plan for genåbningen med følgende nye tiltag; Der opsættes sprit ved indgangsdør og andre fornuftige steder. Corona plakater hentes fra Politiets hjemmeside og printes og opsættes. Engangsservietter og skraldespand hertil skal opsættes på toiletter og i køkken.
    Rengøringsfirmaet Magnolia er fortsat ansat til rengøringen og har været i VOres hus både i April og Maj. Aftalen fortsætter.
  1. Klubbens hjertestarter
    Opfølgning fra sidste møde
    Hjertestarteren fungerer mindst frem til JUN 21. Vi forholder os til det igen til næste sommer.
  1. Bordet rundt
    Tommy: IAB
    Jess: Har på nettet fundet ny norsk app, ”usynlig O”. App’en fortæller, når du er ved posten og kan med fordel bruges til træningsløb med virtuelle poster.
    Deltager i Nordkredsens klubledermøde onsdag den 10.juni. Omhandler bla input til DOF overvejelser om aktiviteterne og besparelser i kølvandet på Corona.
    Flere stævner og løb ses nu gennemført som planlagt, hvilket gavner sporten, men også forbundets slunkne pengekasse.
    Jørn: Begynderkursus i MTBO kort efter sommerferien udbydes snart.
    Pia: Har sagt til familien Bogø, at de må stå som passive medlemmer under en 3-4 årig udstationering til udlandet. Det er ellers ikke kutyme i VO. Bestyrelsen bakker op om beslutningen og ønsker at fastholde relationen til familien.
    Spørger Tommy til skiltningen til Vores hus. Tommy følger op.
    Karsten: Har tilmeldt VO til nyt koncept under FITDEAL i sommerperioden. Påtager selv hele opgaven.
    Næste møde. Forslag er mandag d. 21. september.
    Mødeplan 2020
    Dato

Tema

Forplejning

03. februar

Forberedelse til generalforsamling og repræsentantskabsmøde

Torben

23.marts

Opstart på et nyt år med evt. nye ansigter. Konstituering

Jess

25.maj
08.juni

Klar til sommerens arrangementer og langtidsplan inden klubledermødet

Tommy

21.september

Sommersæsonen er slut og der er klubledermøde i november

Pia

30.november

Årlig status. Lidt julehygge. Der er klubledermøde i januar

Karsten

 

Referat af bestyrelsesmøde nr. 2/2020

20.april 2020, online via SKYPE

Til stede:

Pia Gade, Jess Rasmussen, Tommy Kirk Damsgaard, Jørn Svendsen og Karsten Christiansen

Fraværende:

 

Næste møde:

25.maj 2020, Klokken 19:15, VO-res Hus eller SKYPE

Bilag:

NIL

  1. Godkendelse af dagsorden
    Godkendt
  1. Godkendelse af referat fra sidste møde
    Godkendt.
  1. Konstituering af bestyrelsen
    Formand Jess Rasmussen
    Næstformand Tommy Kirk Damsgaard
    Kasserer Pia Gade
    Sekretær Karsten Christiansen
    Medlem Jørn Svendsen

  2. Opfølgning på generalforsamlingen
    Efter generalforsamlingen gik Danmark i ”lock down” den 11.marts. Dette har væsentlig indflydelse på klubbens aktiviteter. Behandlingen af aktiviteterne findes i dette referat under punkt 5.
    Ad Generalforsamlingens pkt. 4:
    ViKaSki: Koordineringen imellem de tre klubber virker generelt meget tilfredsstillende. Jess har indskærpet overfor de andre klubber at der ikke bør arrangeres andre aktiviteter på dage med træningsløb.

  3. Gradvis og kontrolleret åbning af klubben, herunder ViKaSki-løb, Poster i Skoven, Kom&Prøv, Midtjysk Sprint Cup og Læsø 3-dages.
    10. maj er fortsat skæringsdato for regeringens næste fase af åbningen af DK og er også styrende for vores aktiviteter. Pr dags dato er der ingen ændringer til de af bestyrelsen udmeldte begrænsninger.
    Midtjysk Sprint Cup samt Kom&Prøv er aflyst. Læsø 3-dages lever endnu.
    Poster i skoven er fortsat underlagt de aktuelle restriktioner, såsom ingen tidtagning via EMIT og lignende som kan være smitte overførende. Men de virtuelle tiltag, via O-track, har haft en særdeles positiv indflydelse på aktivitetsniveauet i klubben.
    Kom&Prøv og øvrige rekrutteringstiltag suspenderes indtil videre. Genoptages når klubbens kerne aktiviteter er tilbage til normalen.

  4. Genåbning af klubhuset – rengøring med mere
    Klubhuset er fortsat lukket.
    Pia har kontakt med rengøringsfirmaet. VO fastholder aftalen og ønsker at støtte den lokale selvstændige erhvervsdrivende. Vi forventer at rengøringen kan genoptages i løbet af april måned.

  5. Klubbens hjertestarter
    Nuværende serviceaftale løber fortsat, men firmaet har varslet en væsentlig forøgelse af udgiften til vedligehold. Efter en visuel inspektion af hjertestarteren virker den funktionel og den er udstyret med et label der beskriver at batterierne skal skiftes inden juni 2021.
    Anders Byrdal har siden anskaffelsen i 2013 varetaget vedligeholdelsen og inddrages i sagen for at bidrage med erfaringer og forventninger.
    Beslutning om fremtidig strategi udsættes til næste møde.
  1. Bordet rundt
    Jess: DOF er i store vanskeligheder grundet Corona situationen og aflyste arrangementer. Foreslår at VO donerer kr. 100 per medlem, hvilket svarer til omtrent kr. 14000,-
    Der diskuteres for og imod:
    Jess: Donationen vil sammen med øvrige klubbers donationer kunne sikre driften af eliteindsatsen og udvikling, specielt for børn og unge.
    Pia: Imod, idet at regeringen har frigjort en stor sum til foreningslivet som også DOF bør kunne trække på.
    Jørn: Der bør laves en afstemning med VO’s medlemmer.
    Bestyrelsen stemmer om hvorvidt forslaget skal ud til alle medlemmer: Afstemning 3 for, 2 imod.
    Jess forfatter et udkast til høring i bestyrelsen. Derefter sendes afstemningen til medlemmerne.
    Karsten: Skolernes O-dag 2020 er aflyst. Aftalt med Ole (dansk skoleidræt) at vi genoptager i 2021.
    Tommy: IAB
    Jørn: Tekniske spørgsmål til Tommy.
    Pia: Løb den 18.maj er aflyst. Keld og Steen holder indtil videre fast i forberedelserne til Læsø.
    02.maj: Opdatering inden frigivelse af dette referat:
    Den 02.maj blev afstemning blandt klubbens medlemmer om donation til DOF afsluttet og talt op, med følgende resultat:
    51 stemmer fordelt således: 35 har stemt ja – 6 har stemt nej – 10 har stemt måske
    Bestyrelsen har således bedt Pia om at indbetale donationen til DOF, snarest muligt.
    Bestyrelsen takker klubbens medlemmer for hurtigt at deltage i afstemningen. Der skal også lyde en tak og fuldstændig anerkendelse til medlemmer som har gjort bestyrelsen opmærksom på problematikker og dilemmaer i forhold til at donere egenkapital til forbundet.

  2. Mødeplan 2020

Dato

Tema

Forplejning

03. februar

Forberedelse til generalforsamling og repræsentantskabsmøde

Torben

23.marts

Opstart på et nyt år med evt. nye ansigter. Konstituering

Jess

25.maj

Klar til sommerens arrangementer og langtidsplan inden klubledermødet

Tommy

21.september

Sommersæsonen er slut og der er klubledermøde i november

Pia

30.november

Årlig status. Lidt julehygge. Der er klubledermøde i januar

Karsten