GENERALFORSAMLING 2019

Mandag den 11. marts kl. 19.00

  1. Valg af dirigent. Søren Elkjær blev valgt. Søren konstaterede at Generalforsamlingen var rettidigt indkaldt. Generalforsamlingen er godkendt.
  2. Bestyrelsens beretning for det forløbne år. Kan ses i klubbladet. Jess uddybede et par af punkterne. Bestyrelsens beretning blev godkendt.
  3. Forelæggelse af det reviderede regnskab for 2018. Kan ses i klubbladet. Da kassereren desværre ikke kunne være tilstede, forlagde formanden regnskabet og fremhævede nogle punkter. Bl.a. Alle aktiviteter er gennemført med overskud. Deltager rekord på Læsø. Rigtig mange deltagere til DM. MTB-O også pænt overskud. Christian vil gerne rose Pia for et rigtigt godt stykke kassererarbejde, hvilket alle tilstede bifaldt med applaus. Søren E. spørger revisoren om beløbene nu også er der – det kan Birgitte bekræfte. Arne – det er dejligt vi har overskud, kan det komme klubbens medlemmer til gode? Jess har et punkt længere nede, der berør emnet. Jørn – kig i materielrummet, hvad med nye skilte m.v. Det mente Stig også er en god ide. Regnskabet blev godkendt.
  4. Bestyrelsens planer for de kommende år. Kan ses i klubbladet. Jess nævnte et par punkter. Bl.a. arrangerer VO kun to løb i år. To øvrige løb som klubben ikke selv står for, nemlig JWOC og MTB-O VM har stor deltagelse af klubbens medlemmer. Anders vil gerne vide, om Påskeløbet i 2023 er blevet tildelt VO. Jess – Der står kun VO på terminslisten, idet den anden klub, som tidligere også stod på terminslisten, har trukket sig. Preben vil gerne have bedre udluftning i omklædningen, det tager bestyrelsen med i sine overvejninger. Bestyrelsens planer blev godkendt.
  5. Behandling af indkomne forslag.
    1. Forslag fra bestyrelsen om at ændre vedtægterne, så klubbens formål med mere ikke længere indeholder skisport samt udmeldelse af Dansk Skiforbund. Efter en god debat, blev der holdt skriftlig afstemning. 23 stemte for forslaget, 4 stemte imod, 1 blank og 1 ugyldig. Forslaget blev dermed vedtaget.
    2. Forslag fra bestyrelsen om at ændre vedtægterne, så klubbens bestyrelse fremover udgøres af en formand og fire bestyrelsesmedlemmer. Efter en kort debat blev der også her afholdt en skriftlig afstemning. 28 stemte for, 1 stemte imod. Forslaget er dermed vedtaget.
      Christian Als anbefalede at bestyrelsen fik undersøgt om vedtægterne var dækkende bl.a. afledt at flere var overraskede, at der ikke kræves en ekstraordinær generalforsamling at ændre vedtægter. Det vil bestyrelsen gøre inden næste generalforsamling.
    3. Forslag fra bestyrelsen. Drøftelse og forslag til, hvordan vi får flere til at deltage i bl.a. klubmesterskaberne. Birgitte B. – Banerne skal svare til løberens niveau, løbet skal ligge tættere på Viborg, så også ungdommen kan være med. Birgitte og Svend Erik vil gerne lave løbet til efteråret. Stig er enig, det skal heller ikke være alt for sent på året. Anders vil hellere længere væk. Preben vil gerne det blev i sommerperioden med efterfølgende grill. Karsten mener, det måske skal laves på en helt anden måde. Jimmi mener klubmesterskabet er en konkurrence, kan godt ændres på konceptet, men lav løb med efterfølgende grill en anden dag. Hvorledes fejrer vi klubbens 75-års jubilæum til oktober og nedsættelse af jubilæumskomite? Jørn – hvad med en klubtur? Karsten forslog hoppeborg og fadøl. Jess gjorde opmærksom på, at andre klubber holder åbent hus, men det kunne jo også kombineres med andre aktiviteter. Søren E., Torben, Arne, Jess og Stig meldte sig til jubilæumskomite, og Torben Pedersen blev udpeget som formand.
    4. Forslag fra formanden. Drøftelse og forslag til, hvordan vi styrker det sociale sammenhold i klubben. Stig forslog, at medlemmerne samles f.eks. kl. 18.45 efter træningsløbet med kaffe, kage og frugt – se i øvrigt Stigs opslag på hjemmesiden. Jess spurgte om der var interesse for klubture? Flere forslog tur til Sverige.
  6. Fastsættelse af kontingent. Bestyrelsen forslår uændret kontingent. Uændret kontingent blev vedtaget.
  7. Valg af formand. Formanden er på valg i år. Jess Rasmussen er villig til genvalg. Jess genvalgt for 2 år.
  8. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter.
    På valg til bestyrelsen er:
    Lene Bejer Damgaard. Lene Bejer genopstiller ikke.
    Tommy Damsgaard. Tommy er villig til genvalg. Tommy genvalgt for 2 år.
    Lene Stick Nielsen. Lene Stick genopstiller ikke.
    Ikke på valg i år:
    Pia Gade, Karsten Christiansen og Torben Pedersen.
  9. Valg af suppleanter.
    På valg er:
    Jørn Svensen. Jørn er villig til genvalg. Jørn blev genvalgt for 2 år.
    Bent Hansen var ikke på valg.
  1. Valg af revisor og revisorsuppleant.
    På valg til revisor er:
    Thomas Andersen. Thomas er villig til genvalg. Thomas genvalgt for 2 år.
    Birgitte Jørgensen var ikke på valg.
    Suppleant: Søren Elkjær er på valg. Søren er villig til genvalg. Søren genvalgt for 1 år.
  2. Eventuelt
    Stig – Nu da vi har en pænt overskud kunne VO sælge klubtøj til nedsat pris, så flere repræsenterer klubben, når de løber. Jørn – hvad med tilskud til MTB-O på lige vilkår som Fod-O til divisionsmatcher, kunne der bestilles cykeltøj i klubfarverne? Lennart – masser at unge vil gerne løbe o-løb, fremviste et slideshow med bl.a. antal borgere i byerne rundt om i kommunen f.eks. Karup med 2.200 beboere har en O-klub, mens Bjerringbro der er noget større ikke har en O-klub, kunne VO have satellitklubber? Torben – lige en opfordring til ALLE klubmedlemmer om, at tjekke om terrassedøren er låst inden man går hjem, den skal være låst både foroven og forneden.

Aktivitetspokalen: Jess – Aktivitetspokalen bliver normalt ikke uddelt til et bestyrelsesmedlem, men ingen regel uden undtagelse. Vi vil derfor i år give den til Pia Gade for hendes store indsats som kasserer og hendes store indsats for klubben i mange år.

Tak til de 2 udtrædende bestyrelsesmedlemmer.

Klubmesterpokal for sidste år blev uddelt til Anders og Karsten under behørige klapsalver.

Tak til de 29 fremmødte og for god ro og orden, samt de mange konstruktive input til bestyrelsen.

Referat af bestyrelsesmøde den 4. februar 2019
Til stede: Pia Gade, Lene Bejer, Karsten Christiansen, Jess Rasmussen, Torben Pedersen og Lene S. Nielsen.
Afbud fra Tommy Kirk Damsgaard

  1. Godkendelse af referat fra sidste møde. Referat godkendt med følgende bemærkninger: Ad pkt. 7 drøftelse af koordinering af aktiviteter? Jess har ikke nået at indkalde til møde endnu. Ad pkt. 8 vedtægtsændring ang. ski med som punkt på dagsordenen til generalforsamlingen.
  2. Klubledermødet 16. januar 2018 i Skive. Jess giver kort referat. Bl.a. Valg i Nordkredsens bestyrelse, Jess blev valgt som næstformand. Terminslisten ser fin ud, VO har en til to aktiviteter hvert år frem til 2023. Se referatet på DOF´s hjemmeside under Nordkredsen.
  3. DOF-repræsentantskabsmøde d. 2. marts. Drøfte deltagelse og mandat. Jess foreslår, at Steen Frandsen repræsenterer VO. Helt fint med bestyrelsen.
  4. Langtidsplaner, herunder status vedr. løb i Bjerringbro samt sprintweekend. Er blevet foreslået at vente med sprint til maj 2020, da der næste år vil være mere fokus på sprint. Læsø og Natteravn i 2020. 2021 evt. div. match, JFM Sprint og Natteravn, 2022 Læsø, JFM lang og Natteravn, 2023 Påskeløb, DM-hold og Natteravn.
  5. Forberedelse til Generalforsamlingen 11. marts 2019 i klubhuset herunder:
    1. Beretning. Rundsendt af Jess
    2. Regnskab for 2018 og budget for 2019. Rundsendt af Pia
    3. Valg til bestyrelse med mere. Bestyrelsen var enige om at medtage et forslag til generalforsamlingen om at ændre vedtægterne, således at bestyrelsen fremover vil være sammensat af en formand og 4 bestyrelsesmedlemmer (reduktion fra nuværende 6 bestyrelsesmedlemmer).
    4. Forplejning med mere. Lene B. sørger for dette.
    5. Nyt udvalg – Inventar udvalget – formand Karsten Christiansen.
  6. Bordet rundt. Jess – fået forespørgsel fra adventurerace (www.adventure.dk), bestyrelsen sagde god for et samarbejde. Torben havde ikke noget. Karsten havde ikke noget. Lene B. – Fredag d. 26.4 er der try out dag for skolerne, på Søndermølle, deltager VO med orienteringsløb? Try out dag på Søndermølle lørdag d. 27.4. Her Arrangerer Jess orienteringsløb – Lennart er gerne hjælper. Lene havde ikke noget. Pia – orientering fra Keld til Karsten ang. Skoleidrætsdag, det er Karsten ikke involveret i. Deltog i et Fremtidens Foreninger foredrag i Stoholm, der er kommet nye tider, folk i dag hopper ud og ind af foreningerne, hvis klubberne ikke har en hjemmeside eller app ”eksisterer” de ikke.
  7. Næste møde den 25/3.

Til stede: Pia Gade, Tommy Kirk Damsgaard, Karsten Christiansen, Jess Rasmussen, Torben Pedersen og Lene S. Nielsen.
Afbud fra Lene Bejer.

Læs Mere

Referat af bestyrelsesmøde den 24. september 2018

Til stede: Pia Gade, Lene Bejer, Tommy Kirk Damsgaard, Jess Rasmussen, Torben Pedersen og Lene S. Nielsen.
Afbud fra Karsten Christiansen.

  1. Godkendelse af referat fra sidste møde. Referat godkendt.
  2. Klubbens aktiviteter
  3. VIKASKI træningsløb – periode? Det når at blive mørkt når posterne skal indsamles. Vi bibeholder perioden, der skal blot gøres opmærksom på lysforholdene overfor arrangørerne. Jess nævner det for Stig.
  4. Poster i Skoven koordineret med Tekniktræning – Strukturering og planlægning af mandagstræning med henblik på fastholdelse af nye medlemmer. Det blev fastslået at tekniktræning om mandagen kun er for begynderne i klubben og skal ikke indholdsmæssigt koordineres med poster i skoven. Starttiden kl. 18.00 skal derimod respekteres (gælder også om onsdagen), hvis alle løber ud før tid, oplever nye medlemmer ikke klublivet, men kommer til et tomt lokale og ser på det nærmeste ingen i skoven eller bagefter deres løb. Jess laver et opslag herom til hjemmesiden.
  5. Vintertræning sammen med Karup OK og Skive AMOK koordineret med kom og prøv. Skive har meldt fra, de kan ikke overkomme mere. Samarbejde med Karup er sat i gang.
  6. På baggrund af indlæg fra Jess, så blev der påbegyndt en drøftelse af, hvorvidt der fortsat skal betales for at løbe onsdagsløb arrangeret af Karup OK eller Skive AMOK. Det blev aftalt at Pia laver en opgørelse over, hvad indtægterne fra onsdagsløbene er og Jess drøfter de to andre klubbers holdning hertil. Emnet drøftes videre på næste bestyrelsesmøde.
  7. Betingelser for deltagelse i klubbens egne åbne løb. Der er en uskreven regel om, at man kontakter stævnelederen, inden man tilmelder sig de af klubben arrangerede åbne løb. Der skal stå i funktionsbeskrivelsen for stævnelederen, at medlemmer der tilmelder sig klubbens egne løb, kan tildeles opgaver i stævnet af stævnelederen.
  8. Rengøring. Erfaringer. Fortsætte i 2019? Bestyrelsen er meget tilfredse med rengøringen. Vi fortsætter i 2019.
  9. Aktiviteter i 2019-:
    1.  1. divisionsmatch 5. maj i Ulbjerg. Jess Rasmussen stævneleder, Søren Elkjær banelægger.
    2. VO arrangering af sprintløb i 2019? Ja vi finder en weekend efter 5. maj (der er DM i sprint i Grindsted d. 25. maj). Umiddelbart ses 11.-12. maj ud til at være ledig for arrangementer i Nordkredsen.
    3. Natteravn? Ja
    4. Langtidsterminslisten. Løb til og med 2020 er besatte. Vi lægger ”billet” ind på JFM Sprint i 2021.
  10. Bordet rundt. Torben – klubtøj? Vi har noget på lager. Torben laver en forhånds undersøgelse på om der er nogen der mangler klubtøj. Lene B. – arbejdsdag den 1. oktober samt løb og fællesspisning. Tommy – Houlkær og Granada har hver fået 40 poster sat op – 4 steder hænger der kort. Lene S.Juleafslutning? Afholdes lørdag d. 8. december. Pia – Dejligt med tilkendegivelse fra alle om Winkas. Nordea opkræver nu kr. 300,00 pr. år for foreninger. Vil gerne lave noget for de nye med en coach, udgift til transport m.v. ca. kr. 1.000,00 – bestyrelsen siger ok. Vi har haft 3 arrangementer – MTBO, Læsø og DM lang – bestyrelsen blev orienteret om resultatet af de tre arrangementer. Hvad er bestyrelsens holdning til hvordan vi fremover arrangerer Natteravne? Skal det være i nuværende form (læringsløb for arrangører) eller skal vi lave det som evt. Put’nRun? Svar forventes senest medio 2019. O-service rettigheder i forhold til persondataforordningen. Vil gerne høre bestyrelsens mening om, hvem der skal have de forskellige rettigheder i O-service med udgangspunkt i egne forslag (forslag rundsendt på mødet). Svar forventes senest på næste bestyrelsesmøde. Jess – Der er blevet lavet en side vedr. personoplysninger på www.viborgok.dk, hvoraf det fremgår, hvilke oplysninger klubben råder over og hvad de anvendes til. Derudover er der oprettet en mailadresse: personoplysninger@viborgok.dk, som kan anvendes af klubbens medlemmer, hvis de ønsker indsigt i, hvad klubben ligger inde med af personoplysninger om dem samt få dem justeret eller slettet.
  11. Næste møde. Mandag d. 17. december 2018 kl. 19.30.

Referat af bestyrelsesmøde den 28. maj 2018
Til stede: Pia Gade, Lene Bejer, Tommy Kirk Damsgaard, Karsten Christiansen, Jess Rasmussen, Torben Pedersen og Lene S. Nielsen.

  1. Godkendelse af referat fra sidste møde. Referat godkendt.
  2. Nordkredsens klubledermøde jf. vedhæftede mail. Planlægger på at alle har gennemset materialet inden mødet, så vi alene drøfter klubbens stillingtagen til de rejste emner, samt forslag til terminslisten i 2019-2020. Jess meddelte at der ikke på nuværende blev vedtaget nye regler. Pia havde nedskrevet nogle kommentarer som blev læst op for bestyrelsen. Bestyrelsen snakkede lidt frem og tilbage om forslaget ud fra kommentarerne. Jess noterede følgende: Ikke favorisere unge, lørdage dårlige dage, to dage i træk er ikke let for mindre klubber, det er vel resten der er i 3. division, bør alene være klasser som fremgår af kort (og ikke baner), klassevis afvikling, 5 matcher er svært at få bred deltagelse til. Vi skal skelne mellem generelle bestemmelser i DOF-reglement og Div. Turnering.
  3. Kort tilbagemelding fra skoleorienteringsdag, Find Vej i Danmark og outdoor aktivitetsdag (Jf. Karstens tilbagemelding). 4.-5.maj Sønder Mølle om fredagen deltog 200 8.klasses elever. Kæmpe succes med gode tilbagemeldinger. Lørdag officiel Find Vej i.. dag, flere baner med 18 løbere hvoraf 6 var fra klubben. Der deltog 20 på MTB-O. Der forventes 2 outdoor dage om året ifølge kommunen og Viborg Idrætsråd. Brochure/materialer blev udleveret. Den 17. maj var det skolernes Find Vej i.. dag – stor succes 183 tilmeldt + en 8. klasse, gode tilbagemeldinger fra skolerne. VO modtager kr. 10.000,00 fra DOF samt 200 x kr. 10,00 for kort tryk. Fra bestyrelsen – Stor ros til arrangørerne, ”genvalg” på alle poster. OBS! Næste år er der Skole OL i stedet for Find Vej i skolen dag.
  4. Kort status vedr. DM i MTBO – Tommy – Der er styr på det. Læsø 3-dages – Pia – Færdig rekognosceret, Manilla mærker sat op, banekontrollørerne (Pia og Lene) tager over og tjekker, aftaler er i hus, Pandekagehuset er åbent, funktionsledere samt hjælpere er indkaldt til møde. DM Lang i Ulbjerg – Jess – inkl. WRE-stævne for eliten, gør det lidt mere kompliceret, men det er primært vedr. tilmeldingen. Kortet er færdigt, banekontrollen fundet, der er styr på det.
  5. Den nye Persondataloven jf. mit forslag nedenfor. Nedenstående forslag godkendt af bestyrelsen. Jess taler med Stig, der på samme tidspunkt også var i gang med at skrive et forslag ang. Persondataloven til hjemmesiden.
  6. DIF og DGI’s foreningspulje. Materielmand Keld forslår vi søger om brikker. God ide. Vi køber også et nyt telt, da de øvrige er mere eller mindre ”storm” skadede. Keld bedes iværksætte.
  7. Bordet rundt. Lene B. – Klubmesterskab – hvor og hvornår? Tidspunkt er efter efterårsferien, Jess og Karsten laver forslag som rundsendes til bestyrelsen. Karsten – Beklædning ligger hjemme, vil tage det med ud i klubben en anden dag så vi kan se det. Pia – Har fået en fupfaktura, den ryger direkte i skraldespanden. Definering af kassererjob, når
    der er nogen fra klubben der har solgt noget er det nemmest for alle parter at den samme person selv skriver en regning – bred enighed i bestyrelsen, da et par af dem allerede selv har sendt regninger – Jess foreslog at Pia fik lagt en skabelon på hjemmesiden samme sted som indtægtsbilag og med en lille instruktion – hvor det fremgår at kassereren skal have en kopi af fakturaen. Lene S. – Hvem vasker klude nu da vi ikke længere har en rengøringsturnus? Hvem har ansvaret for indkøb til klubhuset så som toiletpapir, køkkenrulle, kaffe m.v.? Der blev foreslået at vi ansøger om én der vil stå for det. Lene B. sætter en annonce i næste klubblad. Torben – Opvasker? Har været oppe og vende før, blev nedstemt af flere argumenter bl.a. begrænsning af kuverter, den skal tømmes, der ligger noget socialt i at vaske op sammen. Tommy – Flytning af pæle på Broddingbjerg? Sender forslag på ændringer. Får pæle til Granada torsdag d. 31. maj, vi får tilskud fra DOF. 4 pæle på lager – de kan bare bruges. Jess – terminsliste – 2019: 1. Div. Match, vi skal finde en skov samt stævneleder, mulighederne for at gennemføre et løb i Ulbjerg undersøges. Lave et sprintløb? Tommy kort omkring Sønder Skole kan danne grundlag. Jess spørger Steen ang. korttegning af skove i 2019-2020. Natløb til efteråret – Pia finder en stævneleder. DM-nat 2020 evt. i Vindum – Jess afklarer vedr. korttegning og skovtilladelse.
  8. Næste møde. Mandag d. 24. september.

Forslag til mødeplan for 2018. Primo februar: 21/2 Forberedelse til generalforsamling og repræsentantskabsmøde. Ultimo marts: 26/3 Opstart på et nyt år med evt. nye ansigter. Konstituering. Ultimo maj: 28/5 Klar til sommerens arrangementer og langtidsplan inden klubledermødet. Ultimo september: 24/9 Sommersæsonen er slut og der er klubledermøde i november. Medio december: 17/12 Årlig status. Lidt julehygge. Der er klubledermøde i januar.

Behandling af personoplysninger (til klubblad, hjemmeside og direct mail): Som medlem af Viborg Orienteringsklub, har du afgivet nogle personoplysninger, såsom navn, adresse, e-mail og telefonnummer. Personoplysningerne anvendes til at administrere dit medlemskab, herunder din tilmeldinger og afregning vedr. deltagelse i åbne løb via O-service, samt til fremsendelse af oplysninger vedr. klubbens aktiviteter, frivillighedsundersøgelse med mere. Viborg Orienteringsklubs bestyrelse er ansvarlig for, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende ret. Som registreret medlem har du nogle rettigheder, herunder altid at kunne få indsigt i hvilke oplysninger, vi har registreret om dig, få oplysningerne rettet eller slettet, såfremt de er ukorrekte, ufuldstændige eller irrelevante. Du har endvidere mulighed for selv at rette dine personoplysninger og bestemme hvem der må have adgang til dine personoplysninger i O-service. Vil du gøre brug af dine rettigheder skal du følge vejledningen på hjemmesiden. Du opfordres til at læse mere om vores håndtering af personoplysninger på www.viborgOK.dk/personoplysninger