Adresse: Skivevej 93, 8800 Viborg
CVR nummer: 29650306

Referat af bestyrelsesmøde nr. 1/2022

  1. februar 2022 VO-res hus

Til stede:

Jess Rasmussen, Tommy Kirk Damsgaard, Jimmi Olsen og Karsten Christiansen

Fraværende:

Pia Gade

Bilag:

Ingen.

  1. Godkendelse af dagsorden
    Godkendt. 
  1. Godkendelse af referat fra sidste møde
    Sidste møde 6.december 2021. Referat tilgængeligt på hjemmesiden.
    Godkendt.
  1. Status i Dansk Orienteringsforbund, Nordkredsen og klubben v/formanden
    Nordkredsen afholdt klubledermøde den 18. januar 2022 over Teams. Jess gav kort resume. Referatet og årsberetning kan læses her (Forbundets hjemmeside).
    Dansk Orienteringsforbund er gået ud af året med et fint økonomisk overskud.
  1. Status vedr. klubbens aktiviteter
    – Midtjysk Sprint Cup i Viborg C., 7-8 maj 2022.
    Er i god gænge. Nøglefunktioner er besat og indhentning af løbstilladelser går godt. Er oprettet i O-service og indbydelse ligger på hjemmesiden.
    – Læsø 3-dages 19-21. juli 2022
    Er på skinner. To af løbene er opgraderet til World Ranking Event, og bruges som udtagelsesløb for landsholdet.
    – JFM Lang i Dollerup Bakker 21. august 2022.
    Mangler den sidste koordinering inden endelig løbstilladelse, men der er givet tilladelse. Svend Erik Skovgaard er stævneleder, Jess Rasmussen er banelægger og Steen Frandsen er gået i gang med at tegne kortet. Der planlægges på stævneplads omkring ishuset.
    – Påskeløb i 2023
    Naturstyrelsen har endnu ikke ville forholde sig til at behandle vores ansøgning om skovtilladelse i Dollerup Bakker (med baggrund i udpegning af yderligere 10 Naturnationalparker. Guldborgland er udpeget som reserveterræn, og Jimmi Olsen har påtaget sig at tegne kortet, så det er færdigt senest ultimo 2022 (skal bruges til DM hold i september 2023). 
  1. Forberedelse til Generalforsamlingen 2022
    Forsamlingen var oprindeligt planlagt til den 7.marts 2022 kl. 1900, men ændres til 14.marts grundet behov for yderligere sagsbehandlingstid.
    1. På valg er Pia (status kendes ikke endnu) og Karsten (genopstiller).
    2. Der er foreløbig følgende emner, som medlemmer skal forholde sig til/stemme om:
      – Fra generalforsamlingen sidste år:
      1) Det blev besluttet ikke at medtage et forslag om ændring af vedtægten omhandlende æresmedlemmer, således at bestyrelsen uden om generalforsamlingen kan udpege evt. æresmedlemmer.
      2) Bestyrelsen stiller forslag om ændring af vedtægternes §5 omhandlende kontingent således: Følgende supplerende tekst til §5: ”Bestyrelsen kan beslutte at undlade at opkræve det fulde kontingent, såfremt der er ekstraordinære forhold, der taler herfor, og regnskabet tillader det.”
      – Etisk kodeks og god kommunikation. Der refereres til DIF kodeks.
      – Hygge i forbindelse med klubbens aktiviteter. Kickstarte socialt liv i foreningen.
    3. Beretning for 2021 og plan for 2022 – udkast var vedhæftet indkaldelse til bestyrelsesmødet. Yderligere kommentarer sendes til Jess senest torsdag 10/2/2022).
    4. Regnskab for 2021.
    5. Aktivitetspokalen. Tildeling blev besluttet.
    6. Forplejning med mere. Karsten har opgaven. Erfaringsmæssigt skal der forplejes 29 medlemmer.
    7. Ungdomssatsning og Kom&Prøv arrangementer

      Bestyrelsen venter fortsat på frivillige til at løfte ungdomstræning. Bestyrelsen vil understøtte indsatsen og give de bedste vilkår.
      Kom&Prøv genoptages i løbet af foråret.

  1. Bordet rundt/Eventuelt
    Pia: Intet
    Tommy: MTBO-tøj er bestilt.
    Har snakket med de to andre med ansvar for ”faste poster”. Status er god i alle tre områder.
    Jimmy: Intet
    Karsten: Intet
    Jess: Gennemførte vinterlang i Finderup. Godt arrangement med 184 løbere.

Aktionsliste

Aktion nr.

HVAD

HVORLEDES

HVEM

HVORNÅR

1

Kommentere formandens udkast til årsberetning

I indkaldelsesmailen til dette møde er vedhæftet Jess udkast til beretning og langtidsplaner.
Venligst give feedback til Jess ASAP.

Alle i bestyrelsen

Senest torsdag den 10/2, aften.

Mødeplan 2022

 

Møde 1

Møde 2

Møde 3

Møde 4

Møde 5

Dato

7/2

21/3

30/5

19/9

5/12

Mødeleder (forplejning)

Jimmi

Jess

Pia (??)

Tommy

Karsten (??)

 

Referat af bestyrelsesmøde nr. 4/2021

6. december 2021 i VO-res hus

Til stede:                            Pia Gade, Jess Rasmussen og Tommy Kirk Damsgaard, 

Fraværende:                      Karsten Christiansen og Jimmi Olsen

Bilag:                                   Ingen

  1. Godkendelse af dagsorden
    Godkendt
  2. Godkendelse af referat fra sidste mød
    Godkendt
  3. Kort orientering vedr. gennemførte aktiviteter og Nordkredsens klubledermøde 2. november
    Klubbens aktiviteter:
    Natteravn gennemført med sædvanlig beskeden deltagelse med placering i efterårsferien. Alle der blev spurgt om at hjælpe, sprang til med det samme.
    Naturskattejagten gennemført med vurderet 3-4.000 besøgende i løbet af ugen.
    Evalueringsmøde 17. december. Viborg Biblioteker vil gerne samarbejde med VO næste år, og ser også gerne at mere orienteringsløbsrelateret inddrages.
    Nordkredsens klubledermøde 2. november:
    DOF Strategi 2022-2025 færdigudviklet. Har været drøftet på de tre klubledermøder. Strategien dækker de områder, hvor DOF modtager/kan modtage støtte fra DIF – dvs. alle områder minus eliten (som støttes af Team Danmark). Under implementering, idet den er lagt til grund for budget 2022, bemanding af DOF med mere. Større DOF-fokus på at støtte og udvikle klubberne. Udpeget DOF-medarbejdere med fokus på udvalgte klubber. Emma Klingenberg har VO. 2021 forventes at ende med et mindre overskud. O-service bliver 60.000 kr. dyrere om året fremover – 2 kr. på løbsafgiften fra 1 juli 2022.
    Hovedemne på Nordkredsens klubledermøde var kvalitet mht. NK stævner. Se referat og indlæg fra mødet på dette link.
    Påskeløb 2023 afventer. at Arne har et møde med Naturstyrelsen midt i december 2021 – idet anvendelse af Dollerup bakker har sammenhæng til den nært forestående udpegning af yderligere Natunationalparker.
    ”God tone i kommunikation og kodeks”:
    Med baggrund i en aktuel chikanesag i klubben drøftede bestyrelse klubbens vedtægter. Der var  enighed om, at der i klubbens vedtægter skal være en henvisning til Team Danmark og Dansk  Idrætsforbunds etiske kodeks for konkurrenceidræt. Endvidere enighed om, at emnet skal  medtages på klubbens generalforsamling i 2022.
    Hvordan den aktuelle chikanesag vil blive håndteret, er under behandling i bestyrelsen.
  4. Generalforsamling 2022
    Der blev besluttet følgende planlægningsparametre:

    1. Gennemføres mandag 7. marts 2022 i VO-res klubhus.
    2. Hvem er på valg/genopstiller. Pia og Karsten på valg
    3. Der er foreløbig følgende emner, som medlemmer skal forholde sig til/stemme om:
      • Fra generalforsamlingen sidste år: 1) Forslag om ændring af vedtægten omhandlende æresmedlemmer, således at bestyrelsen uden om generalforsamlingen kan udpege evt. æresmedlemmer og 2) Bestyrelsen stiller forslag om ændring af vedtægternes §5 omhandlende kontingent. Bestyrelsen foreslår således følgende supplerende tekst §5: ”Bestyrelsen kan beslutte at undlade at opkræve det fulde kontingent, såfremt der er forhold, der taler herfor og regnskabet tillader det.
      • Etisk kodeks og god kommunikation.
      • Hygge i forbindelse med klubbens aktiviteter.
    4. Emne drøftet. Besluttes på næste bestyrelsesmøde.
  5. Kort drøftelse af årets aktiviteter
    Blev ikke drøftet på grund af den fremskredne tid.
  6. Aktiviteter i 2022, herunder
    1. Nytårsløb. Arrangeres af Ane Moe Jensen.
    2. Vinterlangdistance 16. januar 2022 i Finderup. Jess stævneleder og banelægger. Keld stævnekontrollant og Kent banekontrollant.
    3. Midtjysk Sprint Cup 7-8 maj 2022. P.t. er planen at alle fire løb gennemføres i centrum af Skive hhv. Viborg.
    4. Læsø 3-dages 19-21 juli 2022. Bliver sandsynligvis udtagelsesløb for eliten.
    5. Jysk Fynsk mesterskab lang 20. august 2022. Planlægges i Dollerup Bakker, men skovtilladelse afhænger af, hvorvidt Hald Sø udpeges som kommende Naturnationalpark. Svend Erik er stævneleder og Jess er banelægger.
    6. Natteravn i oktober.
  7. Klubmesterskab og klubtur i 2022
    Formanden arbejder på, at der er en plan på plads for klubture og klubmesterskab i 2022 inden generalforsamlingen.
  8. Status ved Påskeløb 2023
    Behandlet tidligere. Afventer modtagelse af skovtilladelser.
  9. Økonomisk status
    God.
  10. Bordet rundt
    1. Tommy: Præsenterede cykeltøj.
    2. Pia: Gav forslag til justering af møder i 2022.
    3. Jess: Intet at bemærke.
  11. Næste møde
    Forslag er mandag den 30.januar 2022 i VO-res hus. Forplejning: Jimmi.

Aktionsliste:

Aktion nr.

Åben/lukket

HVAD

HVORLEDES

HVEM

HVORNÅR

1

Åben

Kickoff møde

Børn & unge

Initiere kickoff-møde

for frivillige til indsatsen.

Jess

Ultimo oktober

Kun en har meldt sig, så der laves et nyt opslag og/eller mail inden der indkaldes til kickoff møde. 

2

Lukket

Cykeltrøjer

MTBO vælger design og indhenter prøvekollektion.

Tommy

Inden næste møde.

3

Åben

Opfølgning på Tage Arents tilbud om kursus i anvendelse af hjertestarter.

Kontakt Tage

Jess

Var planlagt til 11. december, men aflyst pga. Corona.

Der findes et nyt tidspunkt, når Corona- situationen tillader det.

4

 

Etisk kodeks indarbejdes i klubbens vedtægter

Forslag til

vedtægtsændring på generalforsamlingen i marts 2022.

Jess

Forslag på plads inden 1.

bestyrelsesmøde i 2022.

Mødeplan 2021/22:

 

Møde 2

Møde 3

Møde 4

Møde 5

Dato

14. marts

28. juni

20. september

6. december

Forplejning

Karsten

Jess

Pia

Tommy