Adresse: Skivevej 93, 8800 Viborg
CVR nummer: 29650306

  1. juni 2021 VOres hus

Til stede:

Pia Gade, Jess Rasmussen, Tommy Kirk Damsgaard, Jimmi Olsen og Karsten Christiansen

Fraværende:

 

Bilag:

 

  1. Godkendelse af dagsorden
    Godkendt
  1. Godkendelse af referat fra sidste møde
    Godkendt
  1. Bestyrelsens sammensætning
    Ved generalforsamlingen 2021 blev Jimmi Olsen valgt ind og erstatter Jørn Svendsen.
    Jess blev genvalgt som formand.
    Bestyrelsen er sammensat således:
    Jess Rasmussen (Formand), Tommy Damsgaard (Næstformand), Pia Gade (Kasserer), Karsten Christiansen (sekretær) og Jimmi Olsen (medlem).
  1. Nyt fra Nordkredsen og DOF
    DOF har ny formand, som kommer meget rundt og hilser på de lokale foreninger. Han har sidst besøgt Nordkredsen. DOF er godt i gang med ny ”slankere” organisation således fire udvalg; Børn & unge – Klubudvalget – Eliteudvalget – facilitetsudvalget (indeholder alle de praktiske opgaver, såsom kortudvalg, skov og terræn etc.).
    Alle stillinger er besat i DOF.
    Mange snakker bekymret om den nye bevægelse ”urørt skov”, ”forstyrrelsesfrie områder” og indhegnede områder til ”store græssere”. Dette vil sandsynligvis medføre arealer med mindre fremkommeligt terræn, men er ikke i direkte konflikt med O-sporten.
    Ny aftale med Forsvaret om brug af øvelsespladser uden afgift. Søges ved de lokale garnisoner.
    Nordkredsen er opdelt i fem områder som skal påtage sig vinter-lang.
    VO er fortsat sammen med Karup og Skive og skal lave Vinterlang 2 i 2022. Jess er stævneleder og banelægger og planlægger på at anvende Finderup/Morville.
    Kredse/klubber fra Norge har henvendt sig og inviteret til ”Kampen om Skagerak”, en årligt tilbagevendende begivenhed. Nordkredsen har taget godt imod ideen og arbejder videre med et koncept startende i 2022.
  1. Opfølgning på beslutninger og drøftelser fra generalforsamlingen
    Forsamlingen spørger ind til den store egenkapital og argumenterer for at vi ikke er bank. Bestyrelsens svar er at der har været store tilskud til foreningslivet i løbet af Corona, som rigeligt har inddækket de investeringer der er gjort.
    Forslag til §5 omhandlende kontingent skal fremstilles til næste generalforsamling. Der var stor opbakning fra forsamlingen i år men der kunne ikke træffes afgørelse grundet vedtægt-tekniske årsager.
    Til næste generalforsamling fremsætter bestyrelsen forslaget om ændring af vedtægter således æresmedlemmer kan udpeges/udnævnes af bestyrelsen, uden om generalforsamlingen.
  1. Plan for genåbning af klubhuset
    Bestyrelsen diskuterer situationen og konstaterer at der ikke umiddelbart findes restriktioner der rammer VO, såsom forsamlingsstørrelse o.l. Dog er der fortsat et ”areal-krav” i myndighedernes retningslinjer som dikterer 4kvm per stående bruger og 2 hvis aktiviteten hovedsageligt foregår siddende.
    Bestyrelsen åbner klubhuset efter sommerferien med indskærpelser af ”almindelig pli” og ”hold afstand” i klubhus-reglementet. Jess opdaterer reglementet.
  1. Plan for at genoptage klubbens normale aktiviteter
    Mandagstræning genindføres. Mandagsbanerne fastholdes som ugelange.
    Onsdagsløb genindføres som før Corona, med tilstedeværelse onsdag aften.
    EMIT genoptages efter sommerferien.
    Jess foreslår Klubmesterskab til 12. september i Lild klitplantage. Eventuelt som klubtur med overnatning og træning i Kollerup.
    Kommentarer: tidligere har vi argumenteret for at holde mesterskab lokalt for at få så mange med som muligt. Men det har vist sig stadigvæk at være de samme personer de dukker op.
    Bestyrelsen bakker op om forslaget.
    Julehygge: arrangør søges – Jess vil forhøre sig hos introudvalget.
    Fælles spisning ønskes genoptaget – Jess forhører sig hos introudvalget.
    Nytårsløb: Arrangør søges. Jess laver opslag på FB, hjemmeside og i VOres post.
    Klubtur: Skal vi? Forslag modtages. Husk MTB-O.
    Natteravn 2021 afvikles i Viborg den 20.oktober (uge 42) med Jess som arrangør.
    Midtjysk sprintcup var en succes og Jess har tilbudt at være arrangør igen i 2022. Jess planlægger på to sprints fordelt på centrum og sydbyen.
  1. Rekruttering og træning af børn og unge
    Følgende aktiviteter gennemføres i rammen af udbredelse af og rekruttering til O-sporten i Viborg:
    – VO deltager i Pulsskolen for børn 2021, den 3. august (uge 31) – Jess arrangerer, men mangler hjælp. Arrangementet afvikles i år fra Hald Ege idrætscenter (Birgittelystvej 2, 8800 Viborg).
    – VO tilbyder to daglige seancer til Danskernes motionsuge uge 41, af omtrent en times varighed. Et nationalt arrangement drevet lokalt af Viborg idrætsråd. Konceptet er at foreninger/klubber udbyder en aktivitet som tilmeldte firmaer og institutioner kan booke til deres medarbejdere. VO tilbyder et par baner med instruktion. Jess er primær og Karsten sekundær.
    – VO støtter i Naturskattejagten for børn (Viborg bibliotekerne) i uge 42. VO tegner ruten. Viborg kommune laver kort og afmærker ruten. Start og parkering bliver fra VOres hus. Jess er primær.
    Jess har invitereret DOF B&U konsulent Emma Klingenberg til et åbent møde omhandlende muligheder for opstart af B&U arbejde i VO.
    Jimmi spørger nysgerrigt ind til hvorfor VO ikke har en succesfuld rekruttering. Vi snakker om tidligere tiltag og hvilken effekt de har haft.
    Bestyrelsen er enige om at vi skal genoptage Kom&Prøv samt annonceringsindsatsen på FB og andet. Karsten som primær.
    Jess ønsker at tilbyde opfølgende små arrangementer (O-løb) til alle gennemførte indsatser og således holde kendskabet til VO ved lige. Bestyrelsen bakker op.
    Bestyrelsen ønsker at ansøge igen om faste poster i Undallslund. Jess kontakter den nye skovfoged, Rune Schultz.
    Tommy efterspørger genoptagelse af ”Find vej i skolen” konceptet, dog i begrænset omfang og således tilbyde skolerne de kort, som allerede findes i VO kort database. På den måde kan skolerne undervise elever i orientering, og tage på tur til de områder, som vores kort dækker.
    Et “Find vej projekt” kræver først et kort over skole og nærområde, og derefter en person som vil undervise de første lærer på skolen, indtil de selv kan give undervisningen videre. Jess følger op og kontakter skolerne.
    Dansk skole idræt (Ole Sivert Hansen) efterspørger skolernes O-dag i 2022. Har tidligere været drevet af Keld Gade og Karsten. Vi forventer at genoptage aktiviteten. Karsten som primær.
  1. Påskeløb 2023
    VO arrangerer påskeløb 6.-8. april 2023 uden andre klubber, idet at ydelser såsom opstilling af telte og andre tunge opgaver, kan købes uden at belaste økonomien negativt.
    Jess har udpeget tre mulige lokationer til henholdsvis én lang -og to mellemdistancer.
    Preben nævnte på generalforsamlingen at Finderup øvelsesplads vil være et godt område hvor man kan have samme stævneplads til to distancer. Bestyrelsen havde en længere dialog herom med for og imod Finderup.
    Jess ønsker at anvende henholdsvis Ulbjerg, Vindum og Guldborgland.
    Opstartsmøde skal afholdes 23. August med fordeling af kritiske funktioner, groft budget og mere. Jess indkalder.
  2. Mødeplan 2021
    Bestyrelsen forsøger at begrænse møderne mest muligt i både antal og varighed.
 

Møde 1

Møde 2

Møde 3

Møde 4

Dato

29. marts

28. juni

20. september

6. december

Mødeleder (forplejning)

Karsten

Jess

Pia

Tommy

  1. Bordet rundt
    Pia: Har modtaget brev fra Viborg kommune om høringer i forbindelse med udstykning af areal i sydenden af Undallslund, udenfor VO’s løbsområde. Bestyrelsen vurderer ikke at dette umiddelbart har indvirkning på VO’s aktiviteter.
    Har modtaget en indstilling fra Steen om refundering af udstyr til korttegning som Jimmi selv har købt. Udstyret er Jimmis men kommer klubben til gode. Bestyrelsen tilslutter sig forslaget.
    Tommy: intet
    Jimmi: intet
    Jess:
    Karsten: Hvordan går det med rengøringen? Synes det virker beskidt i omklædningen.
    Kontakter Jens Blæsbjerg og hører om en bowling aften.
    Vasker vinduer i den nærmeste fremtid.

Forplejning: Luksus smørrebrød fra Kirkebækvejens slagter. Franskbrød med ost.

1. Valg af dirigent

Bestyrelsen foreslog Søren Elkjær. Forsamlingen godkendte Søren.

Søren konstaterede, at Generalforsamlingen var rettidigt indkaldt og dagsorden rettidigt formidlet ud til medlemmerne. 

Forsamlingen var ikke en størrelse der kolliderer med myndighedernes retningslinjer i forhold til Covid-19.

Generalforsamlingen blev godkendt.

2. Bestyrelsens beretning for det forløbne år

Kan læses i sin fulde længde i klubblad nr. 376.

Formanden gav et kort resume og uddybede et par af punkterne og fremhævede den store frivillige indsats, herunder: 

  • Et atypisk år pga Corona situationen som har påvirket alle aspekter af klub- og foreningslivet overalt, men orientering har alligevel haft bedre vilkår and de fleste.
  • VO måtte udsætte Midtjysk Sprint Cup til 2021, men ellers er stævner gennemført som planlagt, dog under Corona restriktioner.
  • Deltagerrekord til Læsø 3-dages.
  • Forøget tilbud om træning i klubben og vurderet øget aktivitetsniveau bl.a. på grund af stor indsats og mange initiativer fra Stig Barrett.
  • God medaljehøst med 19 stk. ved de afviklede mesterskaber – Grethe vandt alle DM og JFM i hendes klasse.

Bestyrelsens beretning blev godkendt.

3. Forelæggelse af det reviderede regnskab for 2020

Regnskabet er på forhånd formidlet til medlemmerne i klubblad nr. 375, og printede eksemplarer blev fordelt til forsamlingen.

Pia forelagde regnskabet og gennemgik, i grove træk indkomster, udgifter og balance.  VO har haft et beskedent underskud i 2020. Corona restriktioner har umuliggjort fælles spisninger, klubture og andre sociale aktiviteter, samt generelt anvendelse af klubbens faciliteter, herunder klubhuset, hvilket har medført reducerede omkostninger. Af den årsag valgte bestyrelsen at suspendere en del af kontingent-opkrævningen, hvilket sammen med donationen til DOF er de primære årsager til underskuddet.

Læsø 3-dages har endnu engang genereret et væsentligt overskud.

Kommentarer:

Anders spurgte ind til negative renter. Pia svarede; Samlet set har klubben ikke renteudgifter, men det vil muligvis ændre sig i takt med at de eksisterende aftaler i banken løber ud og nye skal indgås. Når tiden kommer, tager bestyrelsen vurdering af situationen.

Ib (nyt medlem) spørger ind til den relative store egenkapital. Jess forklarede, at egenkapitalen er bygget op igennem mange år med usikkerhed om klubhus situationen. Men i 2019 blev klubhus-aftalen med kommunen fornyet for 20 år, hvorfor bestyrelsen siden har arbejdet på at få bragt egenkapitalen ned.

Regnskabet blev godkendt.

4. Bestyrelsens planer for de kommende år.

Kan læses i sin fulde længde i klubblad nr. 376.

Jess giver et kort resume og fremhæver at VO fortsat vil levere arrangementer med en høj kvalitet, igennem de erfarne kræfter i klubben. 

2022:

Vinterlangdistance

Læsø 3-dages i juli

JFM lang i august  Natteravn i oktober 2023: 

Påskeløb

DM hold i september

Natteravn i oktober

VO vil også videreføre og udvikle onsdagstræningsløb, deltage i skolearrangementer, Viborg Outdoor Day med mere, og forsøge at følge op på disse ved at arrangere blandt andet ’kom og prøv’.

Kommentarer:

Anders og Arne: Er der udpeget skove? Vi skal i gang med skovtilladelser.

Keld Gade: Er der planer for rekruttering og fastholdelse af nye løbere?

Preben: Forslag ifm rekruttering og fastholdelse kan man ansætte en træner – hvis man kan finde én … 

Jimmi: I forlængelse af Keld Gade bør vi igangsætte tiltag for yngre løbere. Et forslag er at kigge på Skive og Karup succes med familie-O.

Bent: Erfaring siger, at der skal være en fast ugentlig træning, et fast holdepunkt, for at fastholde de unge medlemmer.

Formanden: I forhold til rekruttering og fastholdelse har der igennem tiderne været mange forskellige tiltag med henblik på rekruttering og fastholdelse af nye og unge løbere, men alle uden længerevarende effekt. Dansk Orienteringsforbund er i gang med implementering af træning af børn og unge (TBU) konceptet, indledningsvis ved et antal udpegede klubber, men senere vil alle klubber kunne få hjælp til at få gang i rekruttering og træning af børn og unge. I takt med at Corona restriktionerne muliggør det vil bestyrelsen iværksætte de nødvendige initiativer på området under forudsætning af, at der er nogen der melder sig til at stå for gennemførelsen.  

Bestyrelsens planer blev godkendt.

5. Behandling af indkomne forslag

Følgende forslag kunne ikke behandles grundet procesfejl: Bestyrelsen stiller forslag om ændring af vedtægternes §5 omhandlende kontingent. Bestyrelsen foreslår således følgende supplerende tekst §5: ”Bestyrelsen kan beslutte at undlade at opkræve det fulde kontingent, såfremt der er forhold, der taler herfor og regnskabet tillader det. ”

Baggrunden for forslaget skal findes i bestyrelsens ønske om at kunne reducere kontingentopkrævningen med henblik på at få reduceret egenkapitalen.

Forslaget satte gang i en åben diskussion omhandlende kontingent. Dirigenten bad bestyrelsen fremsætte forslaget på ny til næste års generalforsamling og lukkede punktet.

6. Fastsættelse af kontingent

Bestyrelsen foreslår uændret kontingent. 

Kommentarer:

Jimmi: Hvorfor ikke bare nedsætte kontingentet, set særligt i forhold til forrige punkt??  Arne: Vær opmærksom på, at kommunen og andre eventuelle tilskudsgivere kan bruge vores kontingentstørrelse som vejestang ift tilskud m.v.…

Pia: Vær opmærksom på, at DOF medlemskab koster 335,- pr. år pr voksen og det virker forkert ikke at have det inddækket af egenbetaling.

Helle: Fasthold kontingent og de gode intentioner om at tilgodese medlemmerne.

Bestyrelsen fastholder forslaget om uændret kontingent.

Uændret kontingent blev vedtaget.

7. Valg af Formand

Jess Rasmussen (genopstiller). Jess blev valgt.

8. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter

På valg til bestyrelsen var Tommy Damgaard (genopstiller) og Jørn Svensen (genopstiller ikke). 

Tommy blev valgt.

Som erstatning for Jørn foreslog bestyrelsen Jimmi. Jimmi blev valgt.

Pia Gade og Karsten Christiansen var ikke på valg. 

Suppleanterne Bent Hansen og Jimmi Olsen er ikke på valg, men Jimmi skal erstattes.

Bestyrelsen har ikke haft held med at finde en ny suppleant for Jimmi, men Anders byder til. Anders Byrdal blev valgt.

Den nye bestyrelse: Tommy Damsgaard, Jimmi Olsen, Pia Gade og Karsten Christiansen Suppleanter: Bent Hansen og Anders Byrdal

9. Valg af revisor og revisorsuppleant:

På valg var revisor Thomas Andersen (villig til genvalg). Valgt.

Revisor Birgitte Jørgensen var ikke på valg. 

Søren Elkjær var på valg som revisorsuppleant (villig til genvalg). Valgt.

10. Uddeling af aktivitetspokal med mere

Aktivitetspokalen:

Formanden præsenterede aktivitetspokalen og bestyrelsens motivation for at tildele pokalen til Stig Barrett.

Formanden fremhævede Stigs konstante engagement i næsten alt, særligt omkring hjemmeside og planlægning og initiering af klubbens træninger. Under Corona pandemien har Stigs mange initiativer været tydelige og har sikret, at klubbens medlemmer har kunnet komme ud og finde fysiske eller virtuelle poster i skoven og derefter kunne dele deres oplevelser og indsatser med hinanden over nettet.

Æresmedlem:

Æresmedlemmer kan på bestyrelsens forslag vælges af generalforsamlingen, hvis beslutning herom kræver samme majoritet som er foreskrevet til ændring af foreningens vedtægter, jf. §15. Et æresmedlem friholdes for kontingent.

Bestyrelsen indstillede Pia Gade til titlen og privilegiet som livsvarigt æresmedlem. 

Generalforsamlingen tilsluttede sig bestyrelsens motivation:

Pia indstilles som anerkendelse af hendes mangeårige engagement i VO, som medlem af bestyrelsen, kasserer, stævnearrangør, banelægger og -kontrollant, underviser, skribent og meget mere.

Jess overrækker diplom til Pia – Pia blev bedt om at blive stående og formanden fortsatte:

Pia har i år varetaget posten som kasserer i 25 år, hvilket resten af bestyrelsen har valgt at markere. Posten som kasserer er en vigtig og ressourcekrævende funktion i en idrætsforening som VO. Den kræver næsten daglig indsats for at sikre at alle udgifter og indtægter posteres, kontingenter opkræves, tilskud søges ved kommunen og andre institutioner,

medlemsregistrering, løbskonti, løbsafgifter og kontingent betales til forbundet og meget mere Alle opgaver som Pia har løst med stor ekspertise og grundighed.

Pia tildeles derfor Viborg Orienteringsklubs 25 års fortjenstmedalje. Medaljen har på forsiden klubbens logo og på bagsiden er præget:

FORTJENT

Tak for 25 års god tjeneste

11. Eventuelt

Anders: Til næste generalforsamling bør bestyrelsen fremsætte forslag om ændring af vedtægten omhandlende æresmedlemmer, således at bestyrelsen uden om generalforsamlingen kan udpege eventuelle æresmedlemmer.

Søren: Er egenkapitalen der egentligt?? Birgitte (revisor) svarede positivt. Arne: Anerkendelse til bestyrelsen indsats i 2020.

 

Godkendt 2. juni 2021 af generalforsamlingens dirigent Søren Elkjær

29.marts 2021 VOres hus

Til stede:

Pia Gade, Jess Rasmussen, Tommy Kirk Damsgaard, Jørn Svendsen og Karsten Christiansen

Fraværende:

Ingen

Næste møde:

xxxxx 2021, VOres hus

Bilag:

Ingen

  1. Godkendelse af dagsorden
    Godkendt
  1. Godkendelse af referat fra sidste møde
    Godkendt
  1. Generalforsamling 2021
    Covid-19 restriktioner er fortsat gældende.

    Jess foreslår at generalforsamlingen afvikles mandag 31.maj 2021. Forhåbentligt er Corona aftaget og vi må samles igen. Alternativt kan det afvikles udendørs.
    – Jess laver tidsplan for indmeldelse af medlemmernes input mv. således det passer ift bestyrelsesmøde før generalforsamling.
    – Varsling ikke senere end 05.maj i VOres post, på hjemmeside, facebook etc.
    – Jess laver beretning ikke senere end 28.april.

    På valg: Tommy, Jørn og formand.
    Budget: Som tidligere. Aftales på næste møde.
    Forberedelser: Aftales på næste møde.
    – Forplejning arrangeres af sekretæren.

  1. Træningsløb
    EMIT anvendes fortsat ikke af hensyn til Corona omstændighederne.
    Tommy:
    Der mangler et ”banelægger-forum” hvor de relevante retningslinjer bliver løbende opdateret. Dette for at undgå fejl og misforståelser.
    I Viborg OK er kort og baner fortsat (gratis) tilgængelige til alle vores aktive træningsløb, i henhold til bestyrelsens tidligere beslutning ift Corona-omstændighederne.
  1. Aktiviteter i 2021
    Sprint Cup 15.-16. maj arrangeres af VO og Skive. Er i O-service.
    Løbet i Viborg (søndag) vil være del af jysk-fynsk mesterskab. De to øvrige løb bliver i Skive om lørdagen.
  1. Bordet rundt
    Pia:
    – Har observeret O-kort i flere forskellige versioner – bla i forhold til myretuer. Savner enighed blandt korttegnere hvornår en given genstand skal medtages på kortet. Eventuelt ift ISOM 2017 nr. 115.
    Jess redegører for DOF kortudvalgets retningslinjer som VO forholder sig til.
    – Indsamler underskrifter til de kommunale tilskud.
    – Anmoder om midler til ERFA møder for træningsløbs-arrangører. For at give både sparring og sammenhold for løbsarrangørenerne. GODKENDT!
    Jørn: IAB
    Tommy:
    – Vi indfører en frivillig ordning for brugerbetaling. Dette ved at påføre kortene en MobilePay kode. Afgiften bliver til DOF børne- og ungdom.
    Karsten:
    – Aflyser skolernes O-dag 2021, grundet Corona. Overvejer om arrangementet kan udbydes senere på året i en revideret/justeret form.
  1. november 2020 VOres hus

Til stede:

Pia Gade, Jess Rasmussen, Tommy Kirk Damsgaard, Jørn Svendsen og Karsten Christiansen

Fraværende:

Ingen

Næste møde:

1 februar 2021, VOres hus

Bilag:

Ingen

  1. Godkendelse af dagsorden
    Godkendt
  1. Godkendelse af referat fra sidste møde
    Godkendt

  2. Kort orientering fra Nordkredsens klubledermøde 4. november ved Jess
    Nordkredsens klubledermøde blev gennemført 4.november. Mødet blev gennemført som videokonference via ZOOM applikationen. Emner var primært afviklingen af vinterlangdistanceløb og Nordkredsens Venners vedtægter. Referat fra mødet kan ses på DOF hjemmeside under kredse.

  3. Drøftelse af klubbens kontingent jf. drøftelserne på sidste møde
    Pia (finansminister) har beregnet at tabet i indkomst som følge af den drøftede nedsættelse af nuværende kontingent vil udgøre ca. 42.000,- kr. pr. år, max 45.000,- kr.
    Pia fortsætter med en lille bøn; såfremt der skal laves fleksibelt kontingent, skal det samtidigt overvejes, hvordan man så praktisk kan inddrive kontingent, uden at pålægge kassereren en væsentlig belastning.
    Aktion: Det blev besluttet, at Jess udarbejder to forslag til, hvorledes en reduktion af kontingentet kan forelægges Generalforsamlingen. Forslagene behandles på næste bestyrelsesmøde. 
    Generalforsamling 2021
    Jess foreslår at generalforsamlingen afvikles mandag 8. marts 2021. Forhåbentligt er Corona aftaget, og vi må samles igen.
    På valg: Tommy, Jørn og Jess.
    Forberedelser: Jess udarbejder forslag til bestyrelsens beretning for 2020 og forslag til bestyrelsens planer for 2021. De behandles på næste bestyrelsesmøde, så de kan sendes ud til medlemmer inden generalforsamlingen.
    Aktivitetspokal: Forslag blev drøftet. Besluttes på næste bestyrelsesmøde.
  1. Kort drøftelse af årets aktiviteter
    Vinterlang i starten af året.
    Læsø 3-dages var endnu engang en kæmpe succes. Stor ros til arrangører. Økonomien er afstemt undtaget enkelte poster. Pænt overskud.
    Natteravn er gennemført i Undallslund. Stor ros til arrangørerne for gode baner og at håndtere de mange særlige forhold som Corona afleder. Der har været nye folk med på flere funktionsposter, såsom tidtagning og i mål. Særligt på Natteravn har Pia med stort engagement oplært nye folk.
  1. Aktiviteter i 2021
    Midtjysk SprintCup i maj. Gennemføres sammen med Skive, som det var planlagt i 2020 i weekenden 15-16 maj, idet Skive arrangere to løb om lørdag og VO to løb om søndagen. Tommy er i gang med at forny Houlkær kortet til ny 1:4000 format.
    Jess er stævneleder, og tager inden jul kontakt til dem, der var planlagt at være med til at arrangere løbet i 2020.
    Natteravn i oktober: Der skal findes ny tovholder, idet Pia har trukket sig efter mange års engageret og god indsats på området.
    MTB-O: 3. september 2021 arrangere sprint, som en del af et større arrangement. Der skal findes personale.
  1. Klubtur 2021
    Bestyrelsen forbereder 3 forslag, som forelægges på generalforsamlingen i 2021.
  1. Træning til nye medlemmer
    Bør genoptages når Corona og frivillige er til rådighed hertil.
    Drøftes på næste bestyrelsesmøde.
  1. Økonomisk status
    Pia præsenterer status. Vi er ca. kr. 45.000,- bagud i forhold til tidligere år, som fint afspejler beslutningen om ikke at opkræve kontingent for 2. halvår 2020, samt de manglende aktiviteter generelt som følge af Corona.
  1. Bordet rundt
    Pia: Ønske om anskaffelse af erstatning for nedslidte EMIT på baggrund af erfaringer fra Natteravn; udgift kr. 35000. Forslaget er godkendt.
    Der skal fremover også følges med i udviklingen af Sport Ident (SI) med henblik på, at få etableret en langsigtet plan på området. Dette kunne startes op ved at høre ind til andre klubber erfaring med overgangen til SI, herunder for eksempel MariagerFjord OK:
    Efterspørger VO policy i forhold til behandling og udskrivning af kort. Jess tager en snak med Steen Frandsen i hans egenskab af DOF kortkonsulent og vender tilbage med et forslag til policy.
    Stig spørger til om mails til alle medlemmer må oplægges på hjemmesiden. Bestyrelsens holdning er, at det vurderes fra gang til gang.
    Ny rengøringsfirma, Carina Hald i Viborg, grundet den tidligere har opsagt aftalen.
    Bestyrelsen har diskuteret om en policy for Facebook skal laves, herunder hvordan klubbens Facebook gruppe skal anvendes.
    Jørn: De nye kortplader og kompasser købt for DGI tilskud er kommet.
    Anmoder om at der også gives tilskud til startafgiften til udpegede MTBO-løb i lighed med støtten til startafgiften til klubmedlemmernes deltage i divisionsmatcher. Der var enighed om, at der skulle ses på området, men at der er behov for at behandle forslaget grundigt for at undgå utilsigtet misnøje og yderligere bureaukrati for løbstilmelder og kassereren.
    Tommy: MTB-O træning i fuld gang. Fungerer som selvtræning via Usynlig-O og annonceres på Facebook som begivenheder.
    Jess: IAB
    Karsten: IAB
  2. SLUT

05.oktober 2020 VOres hus

Til stede:

Pia Gade, Jess Rasmussen, Tommy Kirk Damsgaard, Jørn Svendsen og Karsten Christiansen

Fraværende:

Ingen

Næste møde:

30.november 2020, VOres hus

Bilag:

NIL

  1. Godkendelse af dagsorden
    Godkendt
  1. Godkendelse af referat fra sidste møde
    Godkendt
  1. Status i Dansk Orienteringsforbund, Nordkredsen og klubben v/formanden
    Grundet akut sygdom hos Claus Poulsen har Jess (vores formand) indtaget rollen som formand for Nordkredsen og derved også del af DOF’s hovedbestyrelse.
    Jess giver kort beskrivelse af oplevelsen og opgaverne;
    I Nordkredsen fokuserer Jess på optimeringer og eksisterende aftaler, i forhold til kredsbestyrelsens engagementer versus reelle opgaver.
    I DOF har Jess koordinationsansvar vedrørende elite, MTB-O samt skole-O.
    DOF skal have ny formand til næste repræsentantskabsmøde.
  1. Klubbens aktuelle træningsaktiviteter og planer i vinterhalvåret.
    Poster i skoven hver anden uge (som tidligere år).
    Gang i koordinering af vintertræningsløb om lørdagen med Karup og Skive.
    Klubmesterskab 15. november i Mosskov under Corona retningslinjer. Lægges på hjemmeside og Facebook snarest. Bliver uden den sociale del.
    Juleafslutning aflyses grundet Corona, henset til arrangementets karakter som hyggearrangement (socialt arrangement).
    Nytårsløb gennemføres v/ sidste års vindere; Jakob Gade og Kjeld Tidemand.
  1. Aktiviteter i 2021 og fremefter v/Formanden
    Der sker lidt forskubninger/rokader af arrangementer pga Corona. Det vil have effekt ind i 2021.
    2021:
    – Midtjysk sprintcup sammen med Skive. Inkludere JFM sprint samtidigt
    – Mulighed for Divisionsmatch men skal afklares.
    – Natteravn
    2022:
    – Læsø 3-dages
    – JFM Lang (Finderup eller Ulbjerg)
    – Natteravn
    – Vinterlang
    2023:
    – Påskeløb (Ulbjerg, Vindum og Finderup)
    – DM-hold? Der er også en Divisionsmatch! (Evt. se om MariagerFjord OK vil overtage?)
    – Natteravn
    2024:
    – Læsø 3 dages
    – Midtjysk sprintcup
    – Natteravn.
  1. Klubbens Find Vej i Danmark projekter
    Klubben har fået en henvendelse angående fejl på Bækkelund kortet, som er fra 2011. Jess har aftalt med Steen at opdatere Bækkelund.
    Efter kort dialog aftales at styrke indsatsen til klubbens ”Findveji” engagement således:
    Tommy er tovholder. Områderne skal mindst én gang årligt gennemgås i forhold til kortets signaturer, postplaceringer samt forandringer på/i området.
    De tre områder henholdsvis Houlkær, Broddingbjerg og Hald Ege/Bækkelund, bør fordeles til klubbens medlemmer. Tommy varetager selv Houlkær. Jess laver jobopslag til de to resterende områder.
  1. Status vedr. medlemmer og økonomi v/ kassereren
    – 153 indmeldte, hvilket giver en faktisk økonomisk balance i forhold til indtægter fra kontingenter kontra omkostninger til drift (blot til info). Foreningen har pt et overskud pålydende kr. 27.000, trods Corona. Dette er dog ikke retvisende for årets resultat som vil blive lavere.
    – Læsø 3 dages er endnu ikke fuldt revideret men tegner til at give et solidt overskud.
    – Viborg idrætsråd har besluttet at inddække alle foreningers ekstra omkostninger vedr. Corona, såsom håndsprit, servietter mv. Pia laver ansøgning.
    Kort diskussion om effekten af at nedsætte kontingentet mhp at foreslå generalforsamlingen en halvering af kontingentet. Pia laver en beregning. Baggrunden findes i bestyrelsens holdning til at lade foreningens solide egenkapital komme medlemmerne til gode. Opfølgning på næste møde.
  1. Status vedr. Natteravn v/Pia Gade
    Første funktionsledermøde afholdt. Der er nye ledere på 3 poster efter en indsats fra Pia. De nye ledere vil være en kærkommen styrkelse af klubbens korps af funktionsledere – særligt i disse Corona tider.
  1. MTB-O aktiviteter og planer v/ Jørn Svensen
    Har søgt om og modtaget kr. 10.000 til weekendtur sidst i september, som tydeligt annonceret på klubbens online fora. Antallet af deltagere var dog lavt og udgifterne tilsvarende lave. Derfor vil Pia og Jørn lave en tilbageførsel af en del af tilskuddet.
    Der bliver et samarbejde om træning imellem klubberne i Midtjylland og Nordjylland, når ikke der er stævner eller lign. Dette for at fordele byrden men også tilbyde forskellige skove til aktive medlemmer.
    Der bliver altid fokuseret på rekruttering og fastholdelse af nye medlemmer.
  1. Kursus i hjertestarter
    Klubbens mangeårige medlem, Tage Arent, har tilbudt at undervise i brugen af hjertestarter. Vi siger JA TAK, men først når Corona situationen er bedre – eller helt løst.
  1. Bordet rundt
    Jess: Vi fastholder Corona-restriktionerne. Hjemmesiden bliver opdateret.
    Tommy: IAB
    Jørn: Beder Jess at tage med til kredsledermødet, at nogle MTBO-arrangementer ikke har været udbudt på de normale platforme, såsom O-service og Facebook (DOF). Det er meget frustrerende at man som aktiv udøver ikke kan finde relevante tilbud i egen region.
    Pia: IAB
    Karsten: Deltog i Viborg Idrætsråds repræsentantskabsmøde onsdag den 1.oktober. Grundet Corona omstændighederne blev mødet, tirsdagen forinden, flyttet til online afvikling uden beslutningskompetencer. Disse er alle flyttet til generalforsamlingen til foråret.