Bestyrelsesmøde

Mandag den 13. december 2010 kl. 18.15 – 21.00

Tilstede: Pia, Keld, Michael, Svend Erik, Stig, Arne og Lene.

1. Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde. Referat godkendt med følgende bemærkninger: Pkt. 8 – PBS løsningen blev vedtaget af bestyrelsen samtidig blev det vedtaget at når nye medlemmer indmelder sig via hjemmesiden, vil de automatisk skulle betale kontingent – Stig finder ud af en løsning.

2. Klubmesterskaber og klubfest – eftersnak. Behøver ikke være samme dag, det vil være fint hvis klubmesterskabet bliver afholdt weekenden før end klubfesten, så kan klubmester pokalerne nå at blive indgraveret.

3. Løb i 2010 samt langtidsterminsliste.
   • Løb i 2011 – ud over Påskeløb – Natteravn på Broddingbjerg den 12/10 2011. SL:?, BL:?
   • Nytårsløb 2011 – BL: Jess.
   • B-løb i 2012 – Hald Ege.
   • Natteravn i 2012 – Dollerup.
   • DM-Nat i 2013. Guldborgland. SL:?, BL:?. Arne undersøger om vi må bruge skoven
   • Divisionsfinale i 2014 – VO har tilbudt sig.
   • DM-Mellem i 2016 – overvejes (evt. i Sødal?)

4. Påskeløb i 2011. Status v. stævneledelsen. Keld – vi følger planen, der er 46 tilmeldte. Betaling fungerer. Købt plads på norsk reklame. Telte og toiletter er på plads. Stævnepladser: Set på Dollerup og Hald Ege, mangler Ulbjerg pga. sne. Bemanding – mangler især kioskhjælpere. Sponsor Nordea kr. 8.000,00 hvis logo på kort samt garderobetjans (vi er ikke interesserede i garderobetjans) samt sponsorat fra Skals Sparekasse til hjælperforplejning. Stig fået tilbud om sponsorat fra Viborg Bryghus. Omtale i avisen samt i radioen. Keld vil kontakte Viborg Kommune for tilskud til præmier. Det kører bare derud af. Beklædning – klubovertræksjakke, 3 dage = gratis, 2 dage = 1/3 pris, 1 dag = 2/3 pris eller valgfri, evt. neutral fleece jakke(uden VO logo). Skovtilladelser OK. Korttegning – Dollerup næsten færdig, Hald Ege færdig til nytår, Ulbjerg halv færdig. Fortræning Broddingbjerg og Undallslund – skovtilladelser modtaget.

5. Klubledermøde i Nordkredsen den 11/11.

5. • Svend Erik og Arne deltog. På mødet blev vi bl.a. præsenteret for et behov for yderligere afgifter til driften af DOF (ca. kr. 530.000). Skal det være som løbsafgift – medlemsafgift eller en kombination? Fredeligt møde. Referat ligger på DOF hjemmesiden. Nyt pointsystem er blevet udskudt. Bestyrelsen er stemt for medlemsafgift.

6. Diverse sager:
   • ”Find vej i ..”. Projekt i Hald Ege. Status v. Svend Erik. Sten Bonne har fået et kort, han har kommenteret på. Når de underskrevne skemaer kommer retur kan vi sende til DOF. Planlægger ”åbning af projekt” medio maj 2011.
   • Tilskud fra Nordea til køb af printer – tilskud på kr. 5.000,- er bevilget og indgået på kontoen. Hvordan går det med indkøb? Svend Erik har fundet 4 interessante emner. Bestyrelsen bestemte sig for en HP printer – Svend Erik køber den. Drøftelse af hvor printer skal opstilles – enighed om at den bør stå hos ungdomstrænerne (Jakob) som forventelig vil komme til at bruge den mest.
   • Træningsløb i 2011. Listen lige på trapperne.
   • Skemaer fra Viborg Idrætsråd. Blev videregivet til Pia (medlemsopgørelse).
   • Revision af aftale med Viborg Kommune om brug af kommunale skove. Arne har haft møde med Inger Astrup, som gerne vil lade aftalen køre videre. Dog med en tilføjelse om, at der i forårsmånederne skal laves vildtvenlig banelægning.

Bestyrelsesrunde. Michael – kortsalg, mangler CVR.nr. til digital fakturering – Pia sender den til ham. Vi har solgt en Cd-rom med alle kort til Skive Kaserne – pris kr. 2.500,00 for ét års brug af kortene. Svend Erik havde ikke noget. Stig havde ikke noget. Keld – bestiller materiel til påskeløbet. Lene – Hjemmesiden ændret? Stig har selv bestemt at ændre den. Datoer ved artikler misvisende? Stig kigger på det.  Opslagstavlen ses ikke så let? Stig vil flytte den op i stedet for billeder til artiklerne. Læsø og Påskeløb billeder gemt godt af vejen? Betyder knap så meget, da folk ser det via O-service. Pia – Publicering af tilskud fra Nordea på kr. 5.000,00 til printer? Det sørger Arne for i forbindelse med åbning af ”Find vej i..” projektet i Hald Ege. PBS system tog 5 uger inden det kom. Når ikke at teste det, måske først kontingent i februar, hvis det driller. Ligestilling i VO til bl.a. klubmesterskab, der skal være lige mange klasser for både kvinder og mænd – det var bestyrelsen enige i. Har et forslag til vedtægtsændring vedr. § 12: I dag står der: Bestyrelsen konstituerer sig snarest efter generalforsamlingen på et bestyrelsesmøde med næstformand, kasserer og sekretær.

Forslag til ændring: Bestyrelsen konstituerer sig snarest efter generalforsamlingen på et bestyrelsesmøde med næstformand og sekretær. Samtidig udpeges en person/institution til kasserer. Kassereren behøver ikke at være medlem af klubben. Arne – Arne og Michael har i forbindelse med et Skovkarlearrangement brugt nogle plastposer og materiel i øvrigt – afregnet med diverse kolonialvarer samt nogle viskestykker. Forsikring? Pia følger op på det og sender til Arne.

7. Næste møde – den 7/2 2011 kl. 18.15. Lene er vært.